Co powinien zawierać dowód wpłaty?
Czym jest dowód wpłaty?
Dowód wpłaty, tzw. druk KP (KP to skrót od „kasa przyjęła”), to dokument potwierdzający wpłatę gotówki do kasy. Z jego pomocą można potwierdzić dokonanie wpłaty przez kontrahenta. Druki KP są często stosowane w obrocie gospodarczym. Dokument jest wystawiany w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje osoba wpłacająca gotówkę jako dowód uiszczenia zapłaty, a kopię zachowuje wystawca dokumentu.
Druki KP można nabyć w sklepach, lecz zdecydowanie najkorzystniejszym rozwiązaniem jest po prostu wygenerowanie druku za pomocą programu do fakturowania. Taki dowód wpłaty można również stworzyć samodzielnie i wydrukować w domu.
Oczywiście druki KP nie są jedynymi dowodami wpłaty. Potwierdzeniem wpłaty gotówki może być również paragon lub zrzut ekranu z bankowości internetowej. Dowód wpłaty może przyjąć postać zdjęcia lub pliku w formacie PDF. W dobie powszechnego dostępu do Internetu, to drugie rozwiązanie stało się bardzo popularne. Dowód wpłaty musi zawierać określone informacje, aby został uznany za ważny. Jakie to są informacje? O tym w dalszej części artykułu.
Jakie dane musi zawierać dowód wpłaty?
W dowodzie wpłaty należy między innymi zamieścić dane osoby, która wpłaca gotówkę, datę, wartość dokonanej wpłaty oraz tytuł wpłaty. Chodzi o to, aby druga strona wiedziała, kto i kiedy dokonał wpłaty, a także ile i za co przedstawiona kwota gotówki została wpłacona. Poniżej wymieniamy najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się na druku KP:
dane wpłacającego – należy wpisać imię i nazwisko osoby wpłacającej gotówkę, a także nazwę, adres i NIP firmy,
data, miejscowość i numer kolejny KP,
tytuł wpłaty – należy określić, czego dotyczy wpłacona gotówka,
wartość wpłaty – podajemy ilość wpłaconej gotówki w cyfrach oraz słownie,
podpis osoby przyjmującej gotówkę.
Pamiętajmy, że jeśli chcemy uzyskać dowód wpłaty w postaci zrzutu ekranu z bankowości internetowej, taki dokument musi zawierać wymienione wyżej informacje wraz z danymi osoby przyjmującej gotówkę. Nie wolno ich pomijać ani zakrywać. Warto rozważyć pobranie dowodu wpłaty z bankowości internetowej w postaci pliku PDF – jest to zdecydowanie najwygodniejsze rozwiązanie, ponieważ ogranicza się do kilku kliknięć myszką. Taki dokument możemy pobrać na nasz komputer i wysłać pocztą elektroniczną.
Dowód wpłaty KP a dowód wypłaty KW
Dowód wpłaty KP („kasa przyjęła) niewiele różni się od druku KW („kasa wydała”). Ten drugi dokument oznacza nic innego, jak wypłatę gotówki z kasy. Druk KW stanowi potwierdzenie wydania pieniędzy. Dowód wypłaty KW obowiązkowo musi zawierać te same elementy, co dowód wpłaty KP. Dokument musi zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach i podpisany przez obie strony, aby był ważny, czyli przez osobę pobierającą gotówkę oraz przez kasjera.
Dowód wypłaty KW, zupełnie tak jak w przypadku dowodu wpłaty KP, można kupić w sklepie, skorzystać z gotowych wzorów lub stworzyć samodzielnie i wydrukować w domu.
Czy dowód wpłaty może być dowodem księgowym?
Dowód wpłaty KP może być zarazem dowodem księgowym, stanowiącym podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Dowód wpłaty musi jednak zawierać elementy określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu, a także datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
