Co zawiera kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Taki rodzaj dokumentu ma prostą formę i wymaga od pracownika uzupełnienia tylko podstawowych danych. Zdobyte w ten sposób informacje potrzebne będą pracodawcy do sporządzenia umowy. Danymi, o które przyszły pracodawca może domagać się od pracownika są:
imię i nazwisko,
data urodzenia,
dane kontaktowe,
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dodatkowo zgodnie rozporządzeniem obowiązującym od 2018 r. pracodawca ma obowiązek posiadać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych i musi poinformować pracownika, w jaki sposób i w jakim zakresie dane te będą przetwarzane.
Kwestionariusz dla osoby zatrudnionej
Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca ma prawo żądać dodatkowych danych od pracownika. Ma to związek m.in. z koniecznością uzyskania informacji, jakie świadczenia otrzymuje pracownik, czy i w jaki sposób jest ubezpieczony oraz czy jest zatrudniony w innym miejscu pracy. Taka wiedza pozwala pracodawcy na wyliczenie opłat, które będzie musiał ponosić za pracownika, tj. m.in. wszelkich składek. Pracodawca może wymagać od pracownika udostępnienie następujących danych:
adres zamieszkania,
numer PESEL,
inne dane, jeśli ich podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze specjalnych uprawnień opisanych w prawie pracy,
danych osobowych dzieci pracownika i najbliższej rodziny, w przypadku chęci korzystania z uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
wykształcenie oraz przebieg zatrudnienia,
numer rachunku bankowego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę w formie gotówkowej.
Obowiązek aktualizowania danych
Pracownik po przekazaniu danych pracodawcy ma obowiązek na bieżąco je aktualizować w trakcie okresu zatrudnienia. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, może okazać się, że nie zostanie mu uwzględnione świadczenie, o które wnioskuje lub konkretne uprawnienie pracownicze. Poważniejsze konsekwencje związane mogą być nawet z organami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Pracodawca ma natomiast obowiązek poinformowania pracownika o konieczności aktualizowania danych.
Przechowywanie danych o pracownikach
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą. Niezależnie więc od ilości pracowników zatrudnionych w firmie konieczne jest założenie i aktualizowanie akt osobowych. Taka dokumentacja dotycząca pracownika powinna składać się z czterech części:
część A – dokumenty pracownika dotyczące ubiegania się o pracę,
część B – dokumenty wynikające z nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej określonej przepisami.
Jeszcze do niedawna pracodawcy mieli obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat, licząc od następnego roku, po którym ustał stosunek pracy. Od 2019 r. uległo to zmianie i czas przechowywania akt został skrócony do lat 10, ale obowiązuje to tylko wobec pracowników zatrudnionych od początku 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych wcześniej okres przechowywania dokumentacji nie zmienił się. Istnieje jedynie możliwość, by okres 50 lat skrócić poprzez przesłanie do ZUS oświadczenia ZUS OSW.
