Czas tylko do 1 kwietnia. Miliony Polaków nie wiedzą o tym obowiązku, a może ułatwić im życie

Nowe regulacje, nowe obowiązki. Jak miały działać e-Doręczenia?

W dobie dynamicznej cyfryzacji administracji publicznej i coraz większego nacisku na efektywność komunikacji z urzędami, e-Doręczenia miały stać się przełomowym rozwiązaniem. System e-Doręczeń (ADE) został wprowadzony, by usprawnić komunikację między przedsiębiorcami a administracją publiczną. W teorii miało to być proste i wygodne narzędzie, które pozwala na elektroniczne przesyłanie dokumentów, eliminując konieczność osobistego stawiania się w urzędach czy korzystania z tradycyjnej poczty. Przedsiębiorcy mogą za jego pomocą składać wnioski, odbierać decyzje i wymieniać dokumenty w sposób szybki oraz bezpieczny. Usługa ta stanowi elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek poleconych, który docelowo miał uprościć życie firmom i instytucjom.

Od 1 stycznia 2025 roku z systemu muszą korzystać już urzędy, samorządy oraz przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci czy radcy prawni. Z kolei od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek ten obejmie wszystkie spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) , a w kolejnych latach lista zobowiązanych podmiotów będzie się rozszerzać. W teorii więc system powinien funkcjonować sprawnie i przynieść wiele korzyści, ale rzeczywistość okazuje się bardziej skomplikowana.

Polacy nawet nie zdają sobie sprawy z obowiązku

Choć termin na wdrożenie nowego systemu dla przedsiębiorców zbliża się wielkimi krokami, rzeczywistość pokazuje, że firmy nie spieszą się z rejestracją . Z danych Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że z 740,5 tys. podmiotów wpisanych do KRS jedynie 81 tys. założyło adres do e-Doręczeń . To zaledwie 11 proc. zobowiązanych spółek .

Eksperci zwracają uwagę na dwa główne problemy: brak informacji i brak konsekwencji za niewdrożenie systemu . Przedsiębiorcy, którzy nie założą konta w systemie, nie zostaną ukarani – nie przewidziano żadnych sankcji za niestosowanie się do przepisów. W rozmowie z "Dziennikiem Gazetą Prawną" adwokat i ekspert prawa telekomunikacyjnego Mateusz Chołodecki zwraca uwagę, że nawet bez ADE firmy wciąż mogą prowadzić tradycyjną korespondencję z urzędami.

Nie ma bowiem przepisu, który by zamykał tradycyjną drogę korespondencji. Podmiot publiczny nie może odmówić załatwienia sprawy zgłoszonej tą drogą – podkreśla ekspert ("DGP").

Kto zyska, a kto straci na zaniechaniu wdrożenia e-Doręczeń?

Mimo niskiego zainteresowania, system e-Doręczeń nadal się rozwija. Do tej pory założono 950 tys. skrzynek , z czego ponad 230 tys. należy do przedsiębiorców wpisanych do CEIDG , a ponad 40 tys. do podmiotów publicznych . Ostatecznie system stanie się niezbędny dla firm, zwłaszcza że od 1 października 2029 roku obowiązek jego stosowania obejmie sądy, prokuratury i organy ścigania.

Choć na chwilę obecną brak konsekwencji zniechęca firmy do rejestracji , może to mieć swoje skutki w przyszłości. W miarę jak coraz więcej instytucji i przedsiębiorstw zacznie korzystać z systemu, firmy bez ADE mogą być postrzegane jako mniej profesjonalne lub mniej responsywne. Co więcej, e-Doręczenia ułatwiają obieg dokumentów, eliminują opóźnienia i zmniejszają koszty korespondencji .

Poczta Polska, jako operator usługi, informowała, że na początku marca nadano i odebrano ponad milion cyfrowych listów poleconych (PURDE), z czego 78 proc. zrealizowały podmioty publiczne . Większość korespondencji wciąż jednak odbywa się w systemie hybrydowym (PUH), co pokazuje, że przejście na pełną cyfryzację może potrwać dłużej, niż zakładano.

Czy firmy w końcu zaczną masowo rejestrować się w systemie? Z pewnością brak kar i możliwość tradycyjnej korespondencji nie pomagają w popularyzacji e-Doręczeń . Jednak w długiej perspektywie cyfryzacja będzie nieunikniona, a ci, którzy już teraz się dostosują, mogą uniknąć problemów w przyszłości.