Czy faktura pro forma może stanowić dowód księgowy?
Każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, powinno zostać ujęte w bilansie księgowym zgodnym z czasem, w którym się pojawiło. Oznacza to, że sprzedaż czy kupno potrzebują faktur, by zaistnieć jako część działalności firmy. Czasem jednak dana firma dokonała płatności na podstawie faktury zaliczkowej, a ostateczna faktura jeszcze się nie pojawiła. Czy popularna pro forma jest dowodem księgowym? Jak rozlicza się faktury zaliczkowe?
Podział dowodów księgowych
Potwierdzenie danej operacji gospodarczej uzyskuje się poprzez dowody księgowe. Stąd więc powstaje pytanie, czy jest nimi, i czy je stanowi faktura pro forma. Aby dowiedzieć się o tym, trzeba sięgnąć do definicji, która znajduje się w ustawie o rachunkowości. W niej ustawodawca doprecyzował, co uznaje się za dowody księgowe. Są to:
1. dowody zewnętrzne obce, czyli takie, które przedsiębiorca otrzymał od kontrahentów;
2. dowody zewnętrze własne, czyli takie, które są przekazywane przez przedsiębiorcę do kontrahentów;
3. dowody wewnętrzne, czyli takie, które dotyczą wszelkich operacji wykonywanych wewnątrz firmy.
To jednak tylko podstawowe dowody księgowe. Podział jest o wiele szerszy i zakłada obecność dodatkowych dowodów źródłowych, czyli księgowych, w przedsiębiorstwie. Tutaj wyróżnia się 4 typy:
1. zbiorcze, a więc takie, które służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych. Są one w nich pojedynczo wymienione;
2. korygujące, w których można dokonać korekt poprzedzających je zapisów;
3. zastępcze, czyli takie, które wystawiane są do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu;
4. rozliczeniowe, a więc te, które ujmują już dokonane zapisy zgodnie z kryteriami klasyfikacyjnymi.
Czym jest faktura pro forma?
Wiemy już zatem, czym są dowody, które stanowią o wszystkich operacjach w firmie, ale nie wiemy, czy w którejś z tych kategorii może znaleźć się faktura pro forma – czy stanowi dowód księgowy? Otóż nie. Jest to dokument wystawiany kontrahentowi, by poinformować go o szczegółach transakcji oraz ewentualnych płatnościach. Może to być tak naprawdę oferta do zawarcia transakcji, wezwanie do zapłaty, propozycja wystawienia faktury czy zapowiedź jej przygotowania.
W rezultacie faktury zaliczkowe nie pokazują w rzeczywistości, jakie operacje gospodarcze zostały wykonane, a więc nie mogą stanowić podstawy do kwalifikowania kosztów jako kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, zgodnie z ustawą o VAT po wystawieniu pro formy nie ma żadnych skutków prawnych w stosunku do podatku od towarów i usług. Najczęściej ich zastosowanie jest proste – mają za zadanie potwierdzenie zamówienia lub uzyskanie zaliczki przed ostateczną realizacją zamówienia i wystawieniem pełnej faktury.
Faktura zaliczkowa – jak ją księgować?
Co ważne, fakt, że faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego, nie oznacza, że jest bezużyteczna pod kątem księgowym. Otóż zgodnie z przepisami, jeśli po otrzymaniu faktury klient ma wypłacić zaliczkę, to w tym momencie będzie powstawał obowiązek podatkowy. Stąd też faktura zaliczkowa będzie musiała znaleźć się w księgach rachunkowych. Tylko jak to zrobić, skoro jej forma jest tak nietypowa?
Przede wszystkim należy ująć ją zapisami o wartości netto po stronie Winien konta Rozliczenie zakupu, do tego dołożyć VAT podlegający odliczeniu po stronie Winien wraz z naliczeniem VAT-u oraz jego rozliczeniem, a na koniec trzeba będzie wskazać wartość brutto po stronie Ma konta Rozrachunki z dostawcami. W ten sposób dopełni się zgodne z prawem księgowanie faktury pro forma.
