Czy pracodawca powinien poinformować pracownika o firmowym monitoringu?
Zgodnie z prawem pracodawca nie może wykorzystywać kamer monitoringu w firmie w dowolny sposób, a jeśli już to robi, nie może nagrywać dźwięku. Monitoring w firmie można wprowadzić tylko pod pewnymi warunkami, a nagrywani pracownicy powinni znać swoje prawa. W czasie, kiedy ochrona danych osobowych związana z RODO jest bardzo rozbudowana, pracodawca musi poinformować pracowników o monitoringu w miejscu pracy. Jak zatem regulowany jest monitoring w miejscu pracy i jakie obowiązki względem pracowników ma pracodawca, jeśli chce zainstalować w swojej firmie monitoring?
Z artykułu dowiesz się:
Czym jest monitoring?
Czy pracodawca może zainstalować monitoring w firmie i nagrywać pracowników?
Jakie warunki musi spełnić pracodawca, który chce zainstalować monitoring i do jakich celów może on służyć?
Czy pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o monitoringu?
Jakie prawa mają nagrywani na monitoringu pracownicy?
Monitoring wizyjny w firmie pracodawca może wprowadzić jedynie w ściśle określonych przypadkach. Ciąży na nim wówczas szereg obowiązków, z którymi warto się zapoznać. Trzeba też pamiętać, że ukryte w miejscu pracy kamery są niedopuszczalne i traktowane jak przestępstwo.
Cele wprowadzenia monitoringu przez pracodawcę
Co do zasady, warunki stosowania monitoringu w miejscu pracy regulowane są przez przepisy art. 222 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Przepis ten stanowi, że pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub także kontroli produkcji, czy też zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W praktyce pracodawcy wykorzystują ten przepis, aby wprowadzić monitoring w formie, tłumacząc się koniecznością ochrony mienia.
Określając cel monitoringu możemy sięgnąć do wspomnianych już przepisów Kodeksu pracy. W tym kontekście na przykład cel związany z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników może dotyczyć zarówno zapewnienia im ochrony przed zagrożeniami z zewnątrz, ze strony innych osób (np. w kantorze, czy na stacji benzynowej), jak i ochrony przed wystąpieniem wypadku przy pracy. Często też monitoring bywa montowany w miejscach, w których pracodawca chce zapewnić ochronę mienia firmy przed kradzieżą lub wandalizmem, a także nieuprawnionym wykorzystywaniem przez pracowników.
Ochrona danych osobowych monitorowanych pracowników
Duże znaczenie dla prawidłowego wdrożenia w firmie monitoringu wizyjnego mają przepisy rozporządzenia RODO. Zgodnie z art. 5, zwłaszcza cel wprowadzenia w firmie monitoringu być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony. Tutaj można sięgnąć do wspomnianych wyżej przepisów Kodeksu pracy.
Jak podkreśla Urząd Ochrony Danych Osobowych, choć zasady stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy reguluje Kodeks pracy, to w momencie nagrywania obrazu przez kamery, obejmującego wizerunek pracowników, trzeba mieć świadomośc tego, że dochodzi wówczas także do przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że pracodawca powinien brać pod uwagę przepisy RODO, w tym poinformować pracowników o zainstalowanym monitoringu.
Podkreślić trzeba wyraźnie, że monitoring wizyjny nie może nagrywać dźwięku. Jak wyjaśnia Urząd Ochrony Danych Osobowych - “stosowanie kamer rejestrujących również dźwięk może, w przypadkach nieuregulowanych przepisami prawa, zostać uznane za naruszenie prywatności oraz za nadmiarową formę przetwarzania danych, a co za tym idzie wiązać się z odpowiedzialnością nie tylko administracyjną i cywilną, ale również i karną. Ponadto, w trakcie nagrania obrazu i dźwięku za pośrednictwem kamery będzie dochodzić do ujawnienia tajemnic prawnie chronionych".
Pracodawca powinien poinformować pracownika o monitoringu
Pracodawca nie tylko powinien, ale nawet ma obowiązek poinformowania swoich pracowników o wykorzystywaniu w firmie monitoringu wizyjnego. Aby zainstalować monitoring pracodawca musi między innym, jak donosi portal poradnik przedsiębiorcy.pl, spełnić różnorodne wymogi, w tym:
ustalić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (w zależności od obowiązujących u danego przedsiębiorcy dokumentów lub sposobu komunikowania z pracownikami);
poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu;
przekazać informacje nowo zatrudnianym pracownikom;
umieścić na terenie zakładu pracy oznaczenia informujące o stosowanym monitoringu.
W sytuacji, gdy pracodawca chce także zainstalować monitoring w pomieszczeniach sanitarnych, musi dodatkowo uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej albo przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Pracodawca zobowiązany jest poinformować pracownika o zakresie stosowanego monitoringu, w szczególności powinien przekazać informacje o dokumencie, w którym dokładnie wskazano cele, zakres oraz sposób stosowania monitoringu w danej firmie, informacje o rodzaju stosowanego monitoringu i o pomieszczeniach nim objętych, a także o czasie przechowywania nagrań i o osobach, które mają do nich dostęp.
Pracodawca powinien też, jak wskazuje Kodeks pracy, oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
