Delegacja krajowa i zagraniczna – różnice, rozliczenie, przepisy

Na czym polega delegacja?

Delegacja to podróż, którą pracownik musi odbyć na polecenie pracodawcy w ramach swoich obowiązków w danym miejscu pracy. Miejsce docelowe podróży służbowej musi być poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub inne stałe miejsce delegowanego pracownika. Celem delegacji jest wykonanie określonych obowiązków, które są niemożliwe do wykonania w standardowych okolicznościach.

Pracownikowi, który w trakcie delegacji poniósł koszty, na przykład z racji noclegu, wyżywienia czy dojazdu, należy się rekompensata w postaci zwrotu kosztów. Delegacja może dotyczyć także samego pracodawcy. Wówczas jej koszty liczone są wtedy jako koszt firmowy, który rozlicza się na podstawie faktur i rachunków, które nie mogą przekraczać norm określonych w rozporządzeniu o wyjazdach służbowych.

Delegacja a oddelegowanie pracownika – różnice

Delegacja, inaczej podróż służbowa, to polecenie wydane przez pracodawcę, w ramach którego pracownik ma obowiązek wyjechać poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub inne stałe miejsce delegowanego pracownika. Oddelegowanie to z kolei wysłanie pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wystawić aneks do umowy, który zaktualizuje warunki określone w umowie, a konkretnie miejsce wykonywania pracy.

Aby zmiana miejsca pracy mogła zostać nazwana delegacją, okres trwania podróży musi trwać mniej niż 3 miesiące (zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca planuje powierzyć pracownikowi obowiązki, które wymagają wyjazdu na okres dłuższy niż 3 miesiące, ma on obowiązek wypowiedzieć aktualne warunki pracy zawarte w umowie, a sama podróż będzie formalnie nazywana oddelegowaniem.

Jak rozliczyć delegację krajową?

Dieta to kwota, która przysługuje pracownikowi odbywającemu delegację z polecenia pracodawcy. Ma ona na celu pokrycie kosztów, które są ściśle generowane przez podróż służbową. Delegacja krajowa nie może trwać krócej niż 8 godzin, by pracodawca mógł przyznać dietę swemu pracownikowi. Jeżeli delegacja trwa od 8 do 12 godzin, osobie delegowanej przysługuje 50% kwoty diety, a jeżeli podróż trwa powyżej 12 godzin, wtedy nalicza się 100% kwoty diety.

W przypadku kilkudniowych delegacji, dietę rozlicza się za każdą dobę, czyli 100% kwoty diet za każdą dobę podróży. Jeżeli dana doba jest niepełna, wtedy nalicza się kolejno:

• 50% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała do 8 godzin,

• 100% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała powyżej 8 godzin.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną?

W przypadku delegacji zagranicznej, dieta jest rozliczana nieco inaczej. Pracownikowi przysługuje:

• ⅓ kwoty diety, jeżeli delegacja trwała mniej niż 8 godzin,

• 50% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała 8–12 godzin,

• 100% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała powyżej 12 godzin.