Duplikat faktury. Czym jest? W jakich sytuacjach może zostać wystawiony?

Duplikat faktury. Czym jest? Aspekty formalne

Duplikatem faktury określamy po prostu fakturę VAT, wystawioną na te same dane co faktura pierwotna, która uległa zniszczeniu lub zaginięciu. Ponownie wystawiona faktura VAT opatrzona jest frazą „duplikat”. Zatem najprościej mówiąc duplikat faktury to nic innego niż dokument odtwarzający pierwotną formę zaginionej lub zniszczonej faktury. Faktura wystawiona ponownie posiada tą samą wagę jak faktura o charakterze pierwotnym, z racji tego że dokument wystawiony jest w dokładnie ten sam sposób, uprawnia on do odliczenia naliczonego podatku. W sytuacji zaginięcia lub zniszczenia faktury należy niezwłocznie poczynić korki w celu uzyskania duplikatu faktury, ponieważ konsekwencje nieposiadania druku mogą być stosunkowo dotkliwe dla przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy mają bowiem obowiązek gromadzenia faktur, które poświadczają nabycie towarów i usług, jak również pozwalają na odliczenie podatku VAT naliczanego za dany okres. Uwaga! Należy koniecznie pamiętać, że przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania faktur VAT przez 5 lat. W sytuacji nieposiadania faktur lub niezbędnych duplikatów, jeśli doszło do zaginięcia lub zniszczenia oryginałów, przedsiębiorca zobligowany jest do dokonania korekty w deklaracjach VAT, w których odliczył podatek na podstawie faktur, których w rzeczywistości nie posiada.

Duplikat faktury. W jakich okolicznościach możemy wystawić duplikat faktury?

Sytuacje w których mamy możliwość wystawienia duplikatu faktury VAT szczegółowo reguluje ustawa dotycząca podatku VAT. Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie, wystawienie duplikatu faktury jest możliwe w następujących sytuacjach:

1. W sytuacji zaginięcia lub zniszczenia dokumentu, podatnik lub osoba upoważniona do tego wystawia dokument na podstawie danych z dokumentu pierwotnego.

2. W sytuacji gdy nabywca zgubi lub zniszczy dokument, wtedy nabywca powinien wystąpić z prośbą, do osoby wystawiającej pierwotny dokument o wystawienie duplikatu faktury na dane zawarte, które to posiada wystawca. Przepisy nie regulują formy kierowania prośby – zazwyczaj prośba kierowana jest ustnie.

Należy koniecznie pamiętać, że wystawienie duplikatu faktury możliwe jest tylko przez wystawcę dokumentu pierwotnego, tym samym wykluczone jest samodzielne sporządzenie takiego duplikatu np. na podstawie skanu dokumentu.

Duplikat faktury. Do kiedy mogę odliczyć podatek VAT? Terminy

Ustawa regulująca podatek VAT nie wskazuje szczegółowych terminów, w których należy odliczyć podatek wynikający z duplikatu faktury – w tym aspekcie stosowane są zasady ogólne. Odliczenie podatku może zostać dokonane za okres, w którym zaistniał obowiązek podatkowy, natomiast nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik fakturę otrzymał. Terminy te są rozbieżne w zależności od tego, czy faktura zaginęła czy też nie została dostarczona do adresata.

Duplikat faktury. Czy trzeba wprowadzić korektę?

Odliczenie podatku na bazie dokumentu pierwotnego, który uległ zniszczeniu lub zaginięciu, nie obliguje podatnika do przeprowadzenia korekty w sytuacji wystawienia duplikatu faktury. Taki stan rzeczy wynika z faktu, że duplikat jest niczym innym jak poświadczeniem uprzednio zaksięgowanych operacji gospodarczych, w związku z tym nie rodzi on żadnych dodatkowych obowiązków.