Ewidencja czasu pracy. Jak ją prowadzić? Czy jest konieczna?

Ewidencja czasu pracy. Sposób prowadzenia

Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy ma formę imiennej karty. Przepisy nie precyzują dokładnego wyglądu ewidencji czasu pracy, ważne jest jednak, by karta zawierała informacje dotyczące:

• pracy w ujęciu dobowym, wliczając niedziele i święta, porę nocną, godziny nadliczbowe oraz w dni wolne od pracy,

• urlopów,

• dyżurów,

• zwolnień od pracy i wszelkich usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

• W przypadku pracowników młodocianych w ewidencji czasu pracy należy wskazać godziny spędzone na wykonywaniu prac wzbronionych młodocianym, które zostały dozwolone celem odbycia przygotowania zawodowego.

Co więcej, szablon ewidencji czasu pracy może również uwzględniać zapisy pomocne przy rozliczaniu pracy w warunkach szkodliwych, za które pracodawca musi wypłacić dodatek dla pracownika. Aby zawrzeć takie informacje, można rozszerzyć wzór karty o dodatkowe rubryki.

Obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie wskazują okresów, w jakich powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Przepisy Kodeksu wskazują jednoznacznie, że wynagrodzenie powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu, co oznacza, że najpraktyczniejsze okazuje się zazwyczaj prowadzenie miesięcznej ewidencji czasu pracy. Takie rozwiązanie ułatwia precyzyjne wskazanie liczby przepracowanych godzin, a przede wszystkim pomaga dokładnie wyszczególnić nadliczbowe godziny pracy, za które pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Ewidencja czasu pracy może zostać przedstawiona pracownikowi na jego żądanie, ale pracodawca zobowiązany jest do posiadania oryginału dokumentu.

Ewidencja czasu pracy. Czy można prowadzić w formie elektronicznej?

Od stycznia 2019 roku przepisy na mocy rozporządzenia dopuszczają prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, co stało się dużym ułatwieniem i możliwością obniżenia kosztów dla pracodawców. Inaczej jednak niż w przypadku tradycyjnej, papierowej formy, ewidencja czasu pracy w wersji elektronicznej musi spełnić ściśle nakreślone kryteria formalne. Sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy w tym przypadku zależny jest przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób. Jeśli pracodawca:

• zatrudnia mniej niż 20 pracowników, wówczas informuje osoby zatrudnione o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia poprzez stosowny zapis w informacji o warunkach zatrudnienia,

• zatrudnia więcej niż 20 pracowników, wtedy zobowiązany jest do umieszczenia informacji o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia w regulaminie pracy,

• zatrudnia więcej niż 20 pracowników, a w zakładzie pracy działają związki zawodowe, pracodawca musi zamieścić informacje o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia w układzie zbiorowym. W takim przypadku nie jest konieczne tworzenie regulaminów pracy.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności. Różnice, obowiązki i konsekwencje

Ewidencja czasu pracy bywa mylona z listą obecności albo z harmonogramem czasu pracy. Nie są to jednak pojęcia tożsame! Ewidencjonowanie czasu pracy tylko na liście obecności może zostać zakwestionowane przez inspektora podczas kontroli, co może wiązać się z karami dla pracodawcy! Lista obecności pracowników jest dokumentem rejestrującym godzinę wejścia i wyjścia pracownika z pracy. Podobnie jak ewidencja czasu pracy, może być prowadzony w formie elektronicznej lub tradycyjnej. Pracodawca powinien ponadto pamiętać, że prowadzenie listy obecności pracowników, rozumianej jako osobny, niezależny od ewidencji czasu pracy dokument jest nieobowiązkowe. Ani Kodeks Pracy, ani żadne inne rozporządzenia nie nakładają obowiązku tworzenia i prowadzenia listy obecności pracowników. Co więcej, jak pokazuje praktyka, coraz więcej zakładów pracy rezygnuje z prowadzenia tradycyjnych list obecności. Konieczne jest jednak należyte i dokładne prowadzenie ewidencji czasu pracy. W przypadku nieprawidłowości inspektor może nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wysokości do 2 000 zł albo wystąpić przed sądem w charakterze oskarżyciela publicznego o nałożenie kary grzywny do wysokości 30 000 zł. Fałszerstwo ewidencji czasu pracy wiąże się z jeszcze poważniejszymi konsekwencjami. Ów czyn jest przestępstwem, za które grozi do 5 lat pozbawienia wolności.