Ewidencja środków trwałych – czym jest, kto musi prowadzić?

Czym tak naprawdę jest ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych sporządzana jest w jednostce gospodarczej w celu ustalenia stanu, zużycia oraz wysokości odpisu amortyzacyjnego środków trwałych. Nie ma obowiązku ujmowania w ewidencji środków trwałych majątku, który nie przekracza równowartości 3 500 zł. Wpisy do ewidencji majątku powinno dokonywać się najpóźniej w miesiącu przekazania składnika majątkowego do użytkowania. W ewidencji środków o charakterze trwałym, ujmuje się szeroko rozumiany majątek przedsiębiorstwa, a obowiązek dotyczący wprowadzania zapisów uregulowany jest w Ustawie o rachunkowości.

Kto podlega obowiązkowi prowadzenia ewidencji środków trwałych?

W świetle obowiązujących przepisów podatkowych do prowadzenia ewidencji środków trwałych zobligowani są podatnicy, którzy prowadzą podatkową książkę przychodów i rozchodów lub podatnicy rozliczający się na zasadach ryczałtu. W tym aspekcie przepisy reguluje artykuł 22n ust. 2 ustawy dotyczącej PIT. Przepisy mówią wprost, że prowadzenie ewidencji środków trwałych jest jednym z warunków zaliczania amortyzacji jako kosztów uzyskania przychodu jednostki, co bezpośrednio pozwala na legalne korzystanie z optymalizacji podatkowej (kwota opodatkowania ulega zmniejszeniu).

Co nie podlega ewidencji środków trwałych?

W zgodzie z ustawa dotyczącą podatku dochodowego podatnicy są zobowiązani do uwzględniania w ewidencji majątku środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych informacji potrzebnych do wyliczenia wysokości odpisu amortyzacyjnego. Gdy ewidencja środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych będzie niekompletna, to dokonywane odpisy amortyzacyjne nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu. W ewidencji środków trwałych nie uwzględniamy budynków mieszkalnych, lokali mieszkalnych, własnościowego prawa spółdzielczego, prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. W sytuacji zmiany formy opodatkowania przez podatnika zakładający ewidencję środków trwałych uwzględnia w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za czas opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego, podatku tonażowego oraz zryczałtowanego podatku od wartości sprzedanej produkcji.

Jakie dane cząstkowe występują w rejestrze środków trwałych?

W zgodzie z ustawą poruszającą kwestie podatku dochodowego od osób publicznych, podatnicy prowadzący podatkową książkę przychodów i rozchodów są zobligowani do ewidencjonowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Taka ewidencja powinna zawierać:

1.      liczbę porządkową,

2.      datę zakupu środka,

3.      datę dopuszczenia do użytkowania,

4.      dokument potwierdzający zakup środka,

5.      określenie wartości niematerialnej i prawnej lub środka trwałego,

6.      symbol KŚT (Klasyfikacja Środków Trwałych),

7.      wartość początkową środka trwałego,

8.      stawkę amortyzacji,

9.      wysokość odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy oraz narastająco za okresy dokonywania zapisów, również gdy składowa majątku była wprowadzana do wykazu, a następnie wykreślona oraz ponownie wprowadzana,

10.   aktualizację wartości początkowej,

11.   aktualizację wysokości odpisów amortyzacyjnych,

12.   wartość ulepszenia środka, powiększającą wartość początkową składnika majątku,

13.   datę postawienia środka do likwidacji, przyczynę oraz datę zbycia.