Jak rozliczyć delegację krajową?

Dieta w delegacji krajowej

Dieta to kwota, którą otrzymuje pracownik od pracodawcy na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie delegacji krajowej i nalicza się ją od rozpoczęcia do zakończenia delegacji. Jej wysokość wynosi obecnie 30 zł na dobę.

Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,

• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,

• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie, to istnieje możliwość pomniejszenia diety:

• śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%,

• obiad – pracodawca obniża dietę o 50%,

• kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.

W przypadku, gdy pracownik ma zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie składające się minimum z trzech posiłków, wówczas nie przysługuje mu dieta. Dieta nie przysługuje również za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejsca swojego stałego pobytu.

Dieta, która nie przekracza ustalonego w przepisach limitu, jest wolna od podatku, a także nie stanowi podstawy do naliczenia składki ZUS.

Noclegi w delegacji krajowej

Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu pracownikowi udokumentowanych rachunkiem lub fakturą kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi. Jeżeli pracownik nie przedłoży wymaganego potwierdzenia poniesionych kosztów, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% wartości diety, czyli 45 zł. Pracownik nabywa prawo do ryczałtu za nocleg, jeśli nocleg ten trwał minimum 6 godzin między 21:00 a 7:00. Ryczałt za nocleg w czasie delegacji krajowej przysługuje pracownikowi, gdy:

• pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży,

• pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.

Koszty transportu w delegacji krajowej

Pracodawca ma prawo wybrać środek transportu, jakim pracownik będzie poruszał się podczas delegacji. W przypadku nieuzasadnionej przez pracownika zmiany środka transportu pracodawca ma prawo do niezwrócenia kosztów przejazdu.

Zwrot kosztów na dojazd, tak jak w przypadku zwrotu kosztów noclegu, odbywa się na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków, faktur itp. Jeśli pracownik nie posiada takich dokumentów, przysługuje mu ryczałt na dojazd, czyli 20% diety za każdą rozpoczętą dobę delegacji.

Pracodawca może również wyrazić zgodę na wykorzystanie środka transportu należącego do pracownika Wówczas rozliczenie następuje z zastosowaniem kilometrówki.

Jakie dodatkowe koszty poniesione w delegacji krajowej podlegają zwrotowi?

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty parkingu, biletu wstępu na targi, przejazdu autostradą itp., pod warunkiem, że zostaną udokumentowane przez pracownika.