Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Dla kogo jest księga przychodów i rozchodów?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów może prowadzić przedsiębiorca, który spełnia trzy warunki:
rozlicza podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%,
prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (limit na 2020 r. wynosi 8 746 800 zł).
Jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu całego roku podatkowego lub na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.
Księgę można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku prowadzenia tradycyjnej, papierowej księgi przychodów i rozchodów wszystkie jej strony muszą być spięte i kolejno ponumerowane.
Prowadząc księgę w formie elektronicznej, należy:
określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu),
stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.
Księgi takiej nie trzeba drukować. Można przechowywać ją na dysku twardym komputera zapisaną np. jako pliki PDF, które należy przechowywać w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe.
Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy, ponieważ nierzetelność traktowana jest jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe, za co grozi dopłata podatku oraz kara grzywny.
Za wadliwą uznaje się ewidencję, w której występują błędy formalne, np. niezachowanie formy zbroszurowanej księgi przychodów i rozchodów, brak numeracji stron, brak chronologii.
Za nierzetelną będzie uznana księga, która:
zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. na podstawie tzw. pustej faktury),
nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),
zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).
Dowody księgowe w księdze przychodów i rozchodów
Podstawowym zapisem w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, czyli faktury VAT, w tym VAT RR, dokumenty celne, rachunki, a także inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem – dzienne zestawienie dowodów sprzedaży, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, raporty fiskalne, opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych, dowody wewnętrzne.
Powyższe dokumenty muszą zawierać:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
