Kto musi założyć i prowadzić księgi rachunkowe?
Większość mniejszych firm, które funkcjonują w naszym kraju, podlega tzw. uproszczonej księgowości. To oznacza, że nie muszą prowadzić księgi rachunkowej i martwić się o skomplikowane rozliczenia podatkowe. Jednak wcale nie jest tak, że pełna księga jest potrzebna tylko w przypadku wielkich korporacji, bo do jej założenia mogą być zmuszone także osoby fizyczne czy niektóre spółki. Czym są i jak powinny być prowadzone? Kto nie może o nich zapomnieć?
Czym jest księga rachunkowa w rozumieniu prawa?
Nie ulega wątpliwości, że to, kto musi założyćksięgi rachunkowe, ma wielkie znaczenie, jednak zanim do tego przejdziemy, musimy sobie wyjaśnić, czym właściwie jest taka księga. A więc księgi pełne, jak także się je nazywa, to zestawienie, w którym znaleźć możemy zapisy księgowe uporządkowane według daty. Mają za zadanie wykazywać obroty oraz salda firmy, a także udostępniać wykaz aktywów i pasywów w przedsiębiorstwie.
Są to więc dokumenty, w których zbiera się informacje o finansowym funkcjonowaniu firmy. Wszelkie operacje gospodarcze przeprowadzane w podmiotach, które muszą prowadzić pełne księgi, powinny znaleźć się w odpowiednich dokumentach. Stąd też tak duża wartość wiedzy, kto zgodnie z prawem jest zmuszony do prowadzenia pełnej księgowości, a kto może skorzystać z tzw. uproszczonej. Przy czym ta druga sytuacja dotyczy większej części prowadzących biznes.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?
Szukając odpowiedzi na pytanie o księgi rachunkowe – kto musi je założyć – trzeba mieć na uwadze jedną rzecz – prawo. Dlatego należy przeanalizować ustawę o rachunkowości, a dokładniej artykuł 2 i ustęp 1. Mówi on o tym, kto jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości. I tak obowiązek ciąży na:
a) spółkach handlowych i spółkach cywilnych z wyjątkiem Narodowego Banku Polskiego oraz spółek Skarbu Państwa,
b) osób fizycznych, ich spółek jawnych, cywilnych, partnerskich, jeśli dochód w ciągu roku ze sprzedaży towarów produktów i operacji finansowych przekroczył 2 000 000 euro netto.
c) jednostek organizacji między innymi na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi czy też o funduszach inwestycyjnych,
d) gmin, powiatów, województw, w tym państwowych, wojewódzkich, gminnych, powiatowych jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych w tych podmiotach z wyłączeniem państwowych,
e) jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej,
f) jednostek niewymienionych wcześniej, o ile realizują zadania zlecone z dotacji czy subwencji z budżetu państwa.
Zatem podmiotów, które są zmuszone do prowadzenia pełnej księgowości, jest sporo, co oczywiście sprawia, że księgi rachunkowe i to, kto musi je założyć, są ważne w przypadku prowadzenia operacji gospodarczych. By doprecyzować, warto dodać, że pozostałe podmioty nie muszą, ale mogą iść w pełne księgi.
Dziennik i konta syntetyczne i analityczne, zestawienie obrotu, inwentarz – składowe ksiąg rachunkowych
Czas na więcej informacji odnośnie tego, z czego powinna składać się dobrze prowadzona księga rachunkowa. Podstawowym jej „narzędziem” jest dziennik. Musi zawierać chronologiczny ciąg zdarzeń gospodarczych podejmowanych przez dany podmiot czy daną jednostkę w określonym okresie sprawozdawczym. Co ważne, zapisy, które są w nim rejestrowane, muszą być w taki sposób zapisywane, by można je było łatwo powiązać z odpowiednimi dowodami księgowymi.
Przy zapisie zdarzeń gospodarczych stosuje się metodę podwójnego zapisu. To oznacza, że potrzebne są konta syntetyczne oraz analityczne. Pierwsze są kontami księgi głównej, mają wykazać zdarzenie, kwotę i datę jego utworzenia. Z kolei na kontach pomocniczych, czyli analitycznych, należy zaksięgować dokładnie to samo, by następnie można było w łatwy sposób przeprowadzić kontrolę ksiąg rachunkowych, niezależnie od tego, kto musi je założyć.
Oczywiście jednocześnie w księgach muszą pojawić się zestawienia obrotów z wyżej wspomnianych kont. To kolejne narzędzie, które ma wskazać, czy prowadzone w dzienniku zapisy są prawidłowe. W obrotach widać także, czy prowadzony jest podwójny zapis. Do tego częścią składową ksiąg jest także inwentarz. To po prostu wykaz składników aktywów i pasywów, które znajdują się na koncie przedsiębiorstwa.
Skomplikowane zastosowanie pełnej księgowości
Prowadzenie księgi rachunkowej w pełnej księgowości przysługuje wszystkim, ale nie każdy podmiot jest do tego zobowiązany. Nie jest jednak tak, że pełna księgowość dotyka jedynie największe korporacje, bo nawet osoby fizyczne mogą być zobowiązane do ich prowadzenia, o ile osiągną odpowiedni pułap obrotów rocznych. Warto mieć tego świadomość i wiedzieć, kto musi założyć księgi rachunkowe i jak je prowadzić.
