Raport kasowy – co to jest i jak go sporządzić?
Czym jest raport kasowy?
Raport kasowy to dokument księgowy, który stosuje się w obrocie gospodarczym. Pozwala on udokumentować w sposób chronologiczny wszystkie operacje kasowe. Przedsiębiorcy mogą sporządzać raporty kasowe codzienne, tygodniowe lub miesięczne – częstotliwość sporządzania zależy od ilości operacji kasowych.
Przygotowanie raportu kasowego wymaga dokumentów źródłowych. Mogą to być np. faktury, rachunki, listy płac, rozliczenia delegacji, dowody dokumentujące pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy lub dowody zastępcze. Do dowodów zastępczych zalicza się dowód KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda), czyli pokwitowania odbioru lub wypłaty gotówki z kasy.
Podstawowe elementy raportu kasowego
Prawidłowo przygotowany raport kasowy musi zawierać pewne podstawowe elementy. Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, jak prawidłowo wypełnić raport kasowy. Bez odpowiedniej wiedzy w tym zakresie można popełnić błędy, które wymuszą wprowadzanie korekty. Podstawowe elementy raportu kasowego to:
dane firmy (np. pieczątka firmowa),
numer raportu kasowego oraz prawidłowe oznaczenie (numeracja ciągła lub wskazująca konkretną kasę, rok obrachunkowy oraz datę),
oznaczenie okresu, który raport kasowy obejmuje (zgodnie z instrukcją kasową),
rejestr wszystkich operacji w porządku chronologicznym (treść, numer dowodu źródłowego, data, dane osoby dokonującej wpłaty lub wypłaty pieniężnej),
numer konta przeciwstawnego (operacje gospodarcze określone w raporcie kasowym są przypisywane do numerów kont, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu),
obliczenia obrotu, stanu początkowego i końcowego kasy (jeśli dochodzi do niezgodności posiadanej gotówki z raportem, najczęściej oznacza to, że popełniony został błąd rachunkowy lub ewidencyjny),
załączniki (w postaci źródłowych dokumentów kasowych i zastępczych dowodów księgowych),
data i podpis osoby sporządzającej raport (najczęściej kasjera),
data zatwierdzenia raportu.
Raport kasowy a dokumenty kasowe
Raporty kasowe powstają w oparciu o dokumenty potwierdzające wszelkie obroty pieniężne. Zaliczamy do nich:
faktury i rachunki,
wnioski i rozliczenia wszelkich zaliczek,
rozliczenia delegacji służbowych,
listy płac,
umowy o dzieło oraz rachunki umów zleceń,
KP (kasa przyjmie) – dokumenty potwierdzające przyjęcie gotówki do kasy,
KW (kasa wyda) – dokumenty potwierdzające wszelkie wypłaty z kasy.
Wypełnianie raportu kasowego
Raport kasowy najczęściej jest sporządzany przez kasjera, który powinien znać zasady gospodarki kasowej. Kasjer powinien zapoznać się ze stanem początkowym i końcowym, a następnie obliczyć sumy przychodów i rozchodów celem określenia ostatecznego obrotu kasowego. Docelowo stan gotówki powinien być zgodny z wykazem w raporcie kasowym.
Jednak każdemu może zdarzyć się popełnienie błędu. Wtedy może zostać ujawniony niedobór lub nadwyżka kasowa. Jeśli rozchód gotówki z kasy nie został udokumentowany właściwymi dowodami księgowymi, pojawia się niedobór kasowy. Niedobór gotówki w kasie najczęściej obciążą kasjera, który odpowiada za stan kasy.
Jeśli natomiast w kasie znajdzie się gotówka, która nie została udokumentowana żadnymi przychodowymi dowodami kasowymi, wówczas mamy do czynienia z nadwyżką kasową. Nadwyżka powinna zostać odprowadzona na dochodowy budżetowe.
