Udokumentowanie zakupu towarów od osoby prywatnej
Zaopatrywanie przedsiębiorców oraz handlowców w konkretne towary i produkty zachodzi przez sprzedaż, która musi zostać przez nich udokumentowana. Towary sprzedawać można mając założoną działalność gospodarczą, ale także jako osoba fizyczna. Osoba fizyczna nie ma możliwości wystawienia rachunku spełniającego normy księgowe, czyli paragonu lub faktury, który umożliwia kupującemu produkt przedsiębiorcy dalsze zaksięgowanie sprzedaży. Jak w takiej sytuacji zdobyć dowód i jak udokumentować zakup towarów od osoby prywatnej?
Dowód wewnętrzny a dokumentacja księgowa
Dowodem potwierdzającym zdarzenie gospodarcze, jakim jest kupno oraz sprzedaż, musi być dokument, który spełnia określone prawnie normy. Osoba fizyczna ma możliwość wystawienia jednak tylko dowodu wewnętrznego potwierdzającego zakup, a taki w większości przypadków nie może być podstawą do księgowego udokumentowania transakcji. Dowodem wewnętrznym jest dokument, który zawiera:
datę wystawienia dokumentu,
koszt wydatku,
nazwę towarów, ich ilość oraz cenę jednostkową,
nadany numer dokumentu,
podpis osoby, która dokonała zakupu.
Do zaksięgowania sprzedaży można użyć dowodu wewnętrznego jedynie w sytuacjach, określonych w § 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli gdy dochodzi do zakupu:
od krajowego producenta lub hodowcy, produktów zwierzęcych lub roślinnych, które nie zostały poddane przeróbce przemysłowej (oprócz kiszenia produktów roślinnych, przetwórstwa mleka, uboju zwierząt i obróbki poubojowej),
od osób sprzedających surowce roślin zielarskich, dzikie zioła, jagody, grzyby i owoce leśne, sklasyfikowane w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU),
w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne (zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
Sporządzenie umowy sprzedaży jako sposób dokumentowania zakupu
Najczęstszą i jedyną możliwością, o ile nie dokonywało się zakupu od osób ujętych w § 14 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, by zaksięgować zakup, jest stworzenie umowy sprzedaży. Takowa umowa musi być starannie i szczegółowo stworzona, by móc posłużyć się nią na gruncie podatkowym. Musi zawierać:
datę sporządzenia umowy oraz datę dokonania zakupu (o ile data zakupu jest różna od daty stworzenia umowy),
wiarygodne określenie osoby wystawiającej umowę lub określenie obu stron uczestniczących w procesie sprzedaży (nazwy, imiona i nazwiska, adresy),
określenie przedmiotu sprzedaży, jego wartości oraz ilości, o ile przedmiot jest wymierny,
podpisy obu stron (oraz parafki, jeżeli po zamknięciu umowy pełnym podpisem, wprowadzane były jeszcze zmiany).
Dokument powinien być sporządzony w dwóch jednakowych egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Sporządzony dokument, zawierający dane opisane powyżej, może służyć jako poświadczenie zakupu w dokumentacji księgowej. Na jego podstawie dokonuje się rozliczenia sprzedaży w księdze przychodów i rozchodów, a numer odpowiadający zapisowi z tej księgi powinien zostać umieszczony po zakończeniu miesiąca na umowie sprzedaży. Nie ma przepisów prawnych stanowiących o limitach dokonywania transakcji w ten sposób.
Podatek VAT i PCC
Gdy dokonujemy zakupu od osoby prywatnej, odliczenie podatku VAT nie jest możliwe - nie ma dokumentu, który może być podstawą do rozliczenia podatku od towarów i usług. Jednak przy zakupie towarów handlowych od osoby prywatnej po sporządzeniu odpowiedniej umowy sprzedaży, należy pamiętać, że jeżeli koszt zakupu przekroczył 1000 zł, konieczne będzie odprowadzenie podatku od czynności cywilnoprawnych. Nabywca powinien wtedy zapłacić podatek PCC, wynoszący 2% (stawka procentowa obowiązująca umowę sprzedaży rzeczy ruchomych) wysokości wartości umowy w ciągu 14 dni oraz złożyć formularz PCC-3 w urzędzie skarbowym.
