Upoważnienie do odbioru dokumentów – jak powinno wyglądać?
Co powinno zawierać upoważnienie do odbioru dokumentów?
Poprawnie zredagowane upoważnienie do odbioru dokumentów powinno zawierać:
miejscowość i datę,
dane osobowe osoby upoważniającej: imię i nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, ewentualnie nazwę firmy (jeżeli upoważnienie jest wystawiane przez firmę),
dane osobowe osoby upoważnionej: imię i nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, adres zamieszkania,cel wydania upoważnienia (upoważnienie sporządza się w konkretnym celu, dlatego należy tę czynność nazwać),
podpis osoby upoważniającej,
określenie charakteru upoważnienia – jednorazowy lub stały.
Jeżeli upoważnienie jest wystawiane przez firmę, warto dodać pieczątkę konkretnego podmiotu, aby zwiększyć wiarygodność dokumentu. Warto też określić, czy upoważniamy osobę trzecią do odbioru wszystkich dokumentów z danej placówki, czy jedynie jakiejś określonej części. Upoważnienie z założenia umożliwia odbiór dokumentów danej osobie jednorazowo, dlatego jeżeli upoważnienie ma charakter cykliczny, należy wówczas umieścić taką informację w dokumencie.
Przykładowa treść wzoru upoważnienia do odbioru dokumentów
Aby zobrazować powyższe wymagania co do treści upoważnienia do odbioru dokumentów, warto posłużyć się poniższym wzorem:
.............................
(miejscowość i data)
...........................
(imię i nazwisko)
............................
(numer dokumentu tożsamości)
............................
(numer PESEL)
Ja, niżej podpisany/podpisana, legitymujący się dowodem osobistym/ paszportem o nr ………..…….. upoważniam do odbioru moich dokumentów (np. dokumentacji medycznej), o których udostępnienie złożyłem wniosek w dniu……………., Panią/Pana ………………………………………… legitymującą/-ego się dowodem osobistym seria………nr…………...………
..............................
(czytelny podpis)
W przypadku upoważnienia do odbioru dokumentacji medycznej, bardzo często konkretne placówki medyczne posiadają własne wzory, które wystarczy wypełnić odpowiednimi danymi. Podobnie jest w przypadku dokumentów związanych z edukacją podstawową, średnią lub wyższą – większość szkół lub uczelni posiada własne wzory upoważnienia, które można pobrać bezpośrednio z ich stron internetowych.
Po co stosuje się upoważnienie do odbioru dokumentów?
Papierologia skutecznie utrudnia życie, ale bywa także pożyteczna. Jeżeli każdy mógłby odebrać prywatne dokumenty konkretnej osoby bez nadanego upoważnienia, naruszona zostałyby wówczas ochrona danych osobowych oraz panowałby jeden wielki chaos. Sformalizowane upoważnienia do odbioru dokumentów są niezbędne, aby chronić informacje o właścicielu przed osobami niepożądanymi.
