Delegacja krajowa. Jak ją rozliczyć? Zasady

Delegacja krajowa. Czym jest? Jak długo może trwać?

Delegacja krajowa to nic innego jak podróż służbowa, w którą pracownik udaje się w ramach wykonywanej pracy do miejscowości innej niż siedziba firmy. Co ważne, pracownik nie ponosi żadnych kosztów z tytułu delegacji krajowej, wszelkie wydatki powinny być pokryte przez pracodawcę, który również wskazuje cel i czas trwania podróży służbowej. Planując wyjazd pracownika, przełożony musi pamiętać, że delegacja krajowa nie powinna trwać dłużej niż trzy miesiące.

Jak rozliczyć delegację? Koszty podróży

Pracownik może udać się w podróż służbową zarówno publicznym środkiem transportu, jak i pojazdem służbowym czy prywatnym samochodem. Jeżeli pracownik jedzie w delegację krajową własnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów podróży, wyliczony w następujący sposób:

• samochód o pojemności do 900cm3 - 0,5214 zł/km,

• samochód o pojemności powyżej 900cm3 - 0,8358 zł/km,

• motocykl - 0,2302 zł/km,

• motorower - 0,1385 zł/km.

Dieta dla pracowników. Jak ją rozliczyć?

Pracownicy często zastanawiają się, jakie poniesione wydatki mogą być wliczone w koszty delegacji krajowej. Wyjazd służbowy często kojarzy się z luksusem, ale w rzeczywistości każdy pracownik odbywający delegację krajową musi pamiętać o limitach i odpowiedniej dokumentacji poniesionych kosztów. Pracownikowi podczas delegacji krajowej przysługuje prawo do otrzymania diety, co pokrywa koszty wyżywienia podczas podróży służbowej na terenie Polski. Ta kwota w przypadku delegacji krajowej nie jest zawrotna, gdyż wynosi 30 zł na dobę. Należność z tego tytułu oblicza się za czas trwania delegacji, rozpoczynając od startu delegacji krajowej, tożsamego z wyjazdem, na zakończeniu, czyli przyjeździe, skończywszy.

Niepełna doba. Jak obliczyć dietę?

W niektórych przypadkach pracownicy odbywający delegację krajową mogą liczyć na część diety nawet w sytuacji, gdy podróż służbowa trwa mniej niż dobę. Wygląda to w sposób następujący:

• mniej niż 8 godzin - dieta nie należy się pracownikowi,

• 8-12 godzin - pracownikowi należy się 50 procent diety,

• powyżej 12 godzin - dieta należy się w całości.

Pracownikowi przysługuje 100% diety za każdą pełną dobę w sytuacji, gdy delegacja krajowa trwa powyżej 24 godzin, od północy licząc. Pracodawca musi ponadto wypłacić część diety za każdą niepełną, ale rozpoczętą, dobę w wysokości:

• 50% diety do 8 godzin,

• powyżej 8 godzin - w całości.

Uwaga! Diety nie przysługują, jeśli delegacja krajowa odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika. Dieta wypłacana za delegację krajową jest również obniżona w sytuacji, gdy pracodawca zapewnił posiłki. Wówczas wysokość diety wyliczana jest w poniższy sposób:

• śniadanie - 25% diety,

• obiad - 50% diety,

• kolacja - 25% diety.

Pracodawca jest również zobowiązany do wypłacenia zaliczki, jeśli wyjeżdżający w delegację krajową pracownik sobie tego życzy.