Delegacja zagraniczna - wszystko, co musisz wiedzieć

Od kiedy liczy się czas delegacji zagranicznej?

Czas pobytu pracownika na delegacji zagranicznej jest uwarunkowany od środka transportu, z którego skorzysta, aby dostać się do kraju docelowego:

• podróż lądowa - liczy się od momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze do kraju docelowego aż do momentu ponownego przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej,

• podróż lotnicza - liczy się od momentu startu samolotu do kraju docelowego aż do momentu lądowania samolotu w drodze powrotnej,

• podróż morska - liczy się od momentu wyjścia statku z portu polskiego do kraju docelowego aż do momentu wejścia statku do portu polskiego w drodze powrotnej.

Środek transportu wybierany jest przez pracodawcę, jednak pracownik ma prawo do odbycia podróży własnym pojazdem jeżeli wyrazi taką chęć - zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy.

W tytułu odbywania delegacji zagranicznej przez pracownika, ma on prawo do diety, zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz wszelkich innych kosztów poniesionych w ramach podróży.

Jak rozlicza się delegację zagraniczną?

Diety zagraniczne naliczane są w walutach obcych. Jeśli pracodawca nie posiada konta walutowego i wypłaca dietę w złotówkach, zobowiązany jest zastosować kurs z dnia poprzedniego podany przez Narodowy Bank Polski.

Istnieją dwie zasady naliczania diety w ramach delegacji zagranicznej:

1. za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,2. za niepełną dobę podróży:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej,

• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej,

• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownik, który odbywa delegację zagraniczną z bezpłatnym całodziennym wyżywieniem, ma prawo do 25% wysokości diety. Pracownikowi, który ma zapewnione jedynie częściowe wyżywienie, odejmuje się od dziennej stawki odpowiednio:

• śniadanie – 15% wysokości diety,

• obiad – 30% wysokości diety,

• kolację – 30% wysokości diety,

• inne wydatki – 25% wysokości diety.

Jeżeli pracownik, który odbywa delegację zagraniczną otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, nie ma on prawa do otrzymania diety. Jeżeli jednak ten ekwiwalent jest niższy od należnej diety, pracownik ma prawo do wyrównania pieniężnego należnej mu kwoty.

Jeżeli pracownik przebywający na delegacji zagranicznej trafi do szpitala lub innego zakładu leczniczego, przysługuje mu wówczas 25% wysokości diety za każdą dobę. W razie nabytej choroby podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot kosztów poniesionych przez zakup leków lub pobyt w szpitalu. Jeżeli jednak dane leki lub zabiegi nie były konieczne przy stanie zdrowia pracownika, nie należy mu się wówczas zwrot kosztów.

Wysokość diety - delegacja zagraniczna

Wysokość ryczałtu, który przysługuje pracownikowi przebywającemu na delegacji zagranicznej jest uzależniona od kraju, w którym aktualnie przebywa,np.:

• Afganistan - kwota diety: 47 EUR, kwota za nocleg: 140 EUR,

• Albania - kwota diety: 41 EUR, kwota za nocleg: 120 EUR,

• Australia - kwota diety: 88 AUD, kwota za nocleg: 250 AUD,

• Austria - kwota diety: 52 EUR, kwota za nocleg: 130 EUR,

• Belgia - kwota diety: 48 EUR, kwota za nocleg: 160 EUR,

• Bułgaria - kwota diety: 40 EUR, kwota za nocleg: 120 EUR,

• Chorwacja - kwota diety: 42 EUR, kwota za nocleg: 125 EUR,

• Estonia - kwota diety: 41 EUR, kwota za nocleg: 100 EUR,

• Francja - kwota diety: 50 EUR, kwota za nocleg: 180 EUR,

• Grecja - kwota diety: 48 EUR, kwota za nocleg: 140 EUR,

• Japonia - kwota diety: 7532 JPY, kwota za nocleg: 22000 JPY,

• Litwa - kwota diety: 39 EUR, kwota za nocleg: 130 EUR.