Ewidencja czasu pracy

Czym jest ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to dokument, w którym zawarte są informacje o przepracowanym czasie danego pracownika. Do prowadzania ewidencji zobowiązani są wszyscy pracodawcy, czyli przedsiębiorcy zatrudniający pracowników. Poprawnie prowadzona ewidencja jest nie tylko wymagana prawem, ale również jest użyteczna dla samego pracodawcy. Pozwala mu na wgląd w produktywność jego pracowników, a przez to na zwiększenie dyscypliny wśród zatrudnionych.

Ewidencja czasu pracy – zasady

Ewidencja czasu pracy regulowana jest przez dwa akty prawne: • Kodeks pracy (artykuł 149); • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej;

Od 1 stycznia 2019 roku, zgodnie z nowym Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ewidencja czasu pracy zastąpiła kartę ewidencji czasu pracy. Według nowych przepisów ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej; • liczbie godzin nadliczbowych; • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia; • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia; • ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru; • innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru; • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru; • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).

Zmiany, które wprowadziło rozporządzenie, dotyczyły przede wszystkim ewidencji liczby przepracowanych godzin i miały na celu przysłużyć się lepszemu przestrzeganiu przepisów o czasie pracy. Nakładają również na przedsiębiorcę kilka dodatkowych obowiązków. Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia osobnej ewidencji dla każdego pracownika osobno. Nie może się ona również znajdować w aktach osobowych pracownika. Dodatkowo pracodawca musi w ewidencji zaznaczać nie tylko liczbę przepracowanych godzin, ale także godziny, w których pracownik przyszedł i wyszedł z zakładu pracy. Rozporządzenie określiło dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, rozpoczynający się w momencie, w którym został ustalony stosunek pracy.

Uproszczona ewidencja

Względem pracowników, którzy zostali uwzględnieni w artykule 149 § 2 kodeksu pracy, pracodawca może prowadzić tzw. uproszczoną ewidencje. Będzie ona dotyczyła pracowników: • objętych systemem zadaniowego czasu pracy; • zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy; • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej; W przypadku wyżej wymienionych pracowników, pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Nie zwalnia go to jednak od informowania w ewidencji o dniach wolnych, zwolnieniach od pracy, usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach, a także z prowadzenia innej dokumentacji wskazanej w rozporządzeniu.

Ewidencja czasu pracy – formy

Przedsiębiorca, który ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, ma możliwość wyboru formy, w jakiej będzie ona prowadzona – papierową lub elektroniczną. W przypadku wyboru tradycyjnej metody pracodawca musi zapewnić warunki, które pozwolą zabezpieczyć ewidencję przed zniszczeniem, uszkodzeniem, bądź nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Forma elektroniczna musi z kolei spełniać wymagania określone w rozdziale 3 i 4 rozporządzenia.