Faktury – jakie dane zawierają i jakie są ich rodzaje

Czym jest faktura VAT?

Faktura VAT to dokument potwierdzający zawarcie transakcji kupna-sprzedaży i jest wystawiany przez dostawcę, który zamieszcza w niej stosowne dane. Wystawia się go zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i elektronicznej. Ogólne przepisy mówią, że przedsiębiorca na wystawienie faktury ma czas do 15. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym to nastąpiła sprzedaż. Co do wskazanego terminu przepisy prawa przewidują jednak pewne ustępstwa:

• 30 dni od dnia wykonania usługi – gdy przedsiębiorca prowadzi działalność o charakterze budowlanym lub budowlano-montażowym,

• 90 dni od wykonania czynności – w przypadku np. drukowania książki,

• faktura zostaje wystawiona z dniem upływu płatności – za np. dostawę energii elektrycznej.

Jakie dane widnieją na fakturze potwierdzającej dokonanie sprzedaży?

Faktura VAT, która potwierdza zawarcie transakcji, powinna być opatrzona co najmniej następującymi danymi:

• imiona oraz nazwiska, nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) obu stron transakcji,

• pełną datę lub miesiąc oraz rok, a także datę wystawienia, numer porządkowy faktury oraz określenie jej typu,

• nazwę usługi lub towaru,

• jednostkę miary, ilość sprzedanego towaru lub w przypadku usługi, jej rodzaj,

• cenę usługi lub towaru bez kwoty podatku VAT – podana cena powinna mieć charakter jednostkowy,

• suma wartości towarów lub wyświadczonych usług, których dotyczy transakcja bez wartości podatku VAT,

• stawkę podatkową,

• wysokość sprzedaży netto usług lub towarów z wyróżnieniem poszczególnych stawek podatku VAT lub zwolnionych od podatku, a także niepodlegających podatkowi VAT,

• wartość wykonanych usług lub sprzedanych towarów z uwzględnionym podatkiem VAT, z wyszczególnieniem stawek podatkowych oraz zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,

• całość kwoty wraz z należnym podatkiem, wyrażoną słownie i cyframi.

Jakie dane mogą opcjonalnie znajdować się na specjalnych fakturach?

W obrocie gospodarczym wyróżniamy następujące rodzaje faktur:

1.      Faktura pro forma – z pozoru bardzo podobna do standardowej faktury VAT, jednak nie jest dokumentem księgowym, a co za tym idzie - nie jest ujmowana w ewidencji. Zwyczajowo informuje kontrahenta o cenie usługi lub towaru, a także przypomina kontrahentowi o płatności, powinna zostać opatrzona opisem „faktura pro forma”.

2.      Faktura zaliczkowa – zazwyczaj wystawiana po otrzymaniu przedpłaty, można odliczyć od niej podatek VAT.

3.      Faktura korygująca – potocznie zwana korektą, wystawiana w sytuacji popełnienia błędu przy wystawianiu faktury (błędny NIP, błędna nazwa kontrahenta itp.) lub gdy już po wystawieniu faktury uznano rabat, cena towaru lub usługi uległa zmianie, kontrahent oddał towar itp.

4.      Faktura VAT marża – jest to dokument, który podlega specjalnym procedurom przy rozliczaniu podatku. Na podstawie tego dokumentu odprowadza się podatek VAT tylko i wyłącznie od marży, nie od całej wartości sprzedanych towarów. Nabywca ma możliwość odliczyć podatek VAT.

5.      Faktura elektroniczna – można wystawiać faktury w formie elektronicznej oraz przesyłać je do klienta w dowolnych formatach. Zeskanowana faktura w formie papierowej, a następnie wysłana za pomocą drogi elektronicznej traktowana jest jako e-faktura.

6.      Dowody zapłaty za usługi z zakresu radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawarte są następujące dane:

a.      nazwa oraz NIP sprzedawcy oraz nabywcy,

b.      kwota należności z uwzględnionym podatkiem VAT,

c.      wysokość podatku.

7.      Dokumenty z zakresu usług bankowych oraz ubezpieczeniowych niepodlegających opodatkowaniu, gdy zawiera przynajmniej następujące dane:

a.      określenie stron transakcji – tj. usługodawcy oraz usługobiorcy,

b.      numer porządkowy, a także datę wystawienia,

c.      nazwa usługi,

d.      kwota, na jaką opiewa dokument.

8.      Dowód zapłaty za płatne przejazdy autostradami, gdy w dokumencie zawarte są następujące dane:

a.    nazwa oraz NIP sprzedawcy,

b.   numer porządkowy i data,

c.    nazwa autostrady, na której opłata została pobrana,

d.      kwota należna z uwzględnionym podatkiem,

e.      wysokość podatku.