Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – czym jest i kiedy powinien być wypłacony?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to po prostu specjalne świadczenie finansowe pracodawcy na rzecz pracownika, który na dany urlop się nie udał. Wypłaca się je tylko w szczególnych przypadkach, gdy spełnione są dwa podstawowe warunki. Pierwszy oczywiście dotyczy wspomnianego wyżej faktu, że urlop w całości lub tylko w jego części nie został przez pracownika wykorzystany. Drugi warunek mówi zaś o tym, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje tylko tym pracownikom, z którymi rozwiązano umowę o pracę.  Oznacza to, że pracownik, który wciąż jest związany ze swoim pracodawcą umową o pracę nie może za zaległy urlop otrzymać ekwiwalentu finansowego. Taka osoba musi go po prostu odrobić w standardowy sposób, udając się właśnie na ten urlop. Często taką podstawową formę wykorzystania urlopu określa się wykorzystaniem go „w naturze”.

W związku z tym, że urlop jest prawem pracownika, pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu w przypadku jego niewykorzystania i spełnienia powyższych warunków. Istnieje jednak szczególny przypadek, w który nie musi być to zrobione. Dotyczy on sytuacji, w której pracownik nie wykorzysta urlopu lub jego części i rozwiąże z pracodawcą umowę o pracę, ale zaraz po tym zwiąże się inną umową z dokładnie tym samym pracodawcą. Wówczas ekwiwalent nie musi być wypłacony, a niewykorzystany urlop może zostać wykorzystany w ramach kolejnego zatrudnienia. Nie może się tak jednak stać w momencie, gdy pracownik zmienia pracodawcę.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Wiadomo już, w jakich sytuacjach ekwiwalent za urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony oraz w jakich nie ma do tego podstaw. Jak więc się go wylicza? Kalkuluje się go na podstawie stałych oraz zmiennych składników wynagrodzenia oraz współczynnika ekwiwalentu. Stałe oraz zmienne składniki wynagrodzenia uwzględnia się z tego miesiąca, w którym pracownik nabył prawo do uzyskania ekwiwalentu. Oznacza to, że podstawą tego ekwiwalentu jest jego wynagrodzenie, które otrzymałby w tym konkretnym miesiącu. Ją należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu, a otrzymany wynik jeszcze pomnożyć przez ilość niewykorzystanych dni. Jak wobec tego określić ten współczynnik? Jego wartość zmienia się każdego roku, jest bezwzględnie zależna od ilości dni wolnych i świąt w danym roku. Wylicza się ją, odejmując od ogólnej liczby dni ilość dni wolnych i dzieląc wynik tej różnicy przez 12, czyli liczbę miesięcy. W przypadku obecnego roku 2021, współczynnik ten wynosi 21. Jego wartość z każdym rokiem będzie się nieco zmieniała. Znając już wartość współczynnika ekwiwalentu i wysokość wynagrodzenia przypadającego na odpowiedni określony wyżej miesiąc, bez problemu można określić wysokość całkowitego ekwiwalentu, wykorzystując wyżej zamieszczony opis tego działania. Warto też nadmienić, że działanie to może się nieco rozszerzyć, jeśli ekwiwalent jest wypłacany pracownikowi, który nie pracował na cały etat, a jedynie w ramach jego części. Wówczas w obliczeniach należy podzielić współczynnik ekwiwalentu przez część tego etatu.

Obliczenie to warto zilustrować na prostym przykładzie. Załóżmy, że Pan Mariusz uzyskał prawo do otrzymania ekwiwalentu w miesiącu, w którym powinien zarobić z tytułu stałych i zmiennych części wynagrodzenia 3000 zł. Pracował na ¾ etatu i nie wykorzystał 7 dni swojego urlopu. Wówczas obliczenie ekwiwalentu wygląda następująco: 3000/(21 x ¾) x 7 = 1 333,33 zł. Warto nadmienić, że kwota ekwiwalentu wyrażana jest w kwocie brutto, co oznacza, że jej faktyczna wartość otrzymana przez pracownika będzie mniejsza.