Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej

Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej – czym są?

Teoretycznie już samo określenie kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej wiele tłumaczy i wskazuje, czym tak naprawdę one są. Według powszechnego rozumienia, są to różnego rodzaju wydatki, które przedsiębiorca musiał ponieść z tytułu jej prowadzenia. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa ich prawną definicję. Według niej kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Co istotne, ustawa ta nie określa dokładnie wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Mają one po prostu wpisywać się w powyższą definicję. Jeśli więc przedsiębiorca jest w stanie uargumentować związek danego wydatku z przychodami lub zabezpieczeniem ich źródła, ten wydatek jest wówczas kosztem przychodu. Jest to o tyle istotne, że im więcej wydatków będzie wpisanych w koszty uzyskania przychodu, tym mniejsza będzie później podstawa podatkowa obowiązująca tego konkretnego przedsiębiorcę. Wpisywanie jak największej ilości wydatków w koszty uzyskania przychodu jest więc osobom prowadzącym własną działalność gospodarczą po prostu na rękę. Uwzględniono natomiast listę wydatków, których nie wolno zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Nie można zaliczyć do nich żadnych wydatków na rzeczy osobiste, które nie są niezbędne do wykonywania danej pracy. Kosztami uzyskania przychodów nie są także wydatki na reprezentację. Nie można do nich także wliczyć wydatków poniesionych z tytułu spłaty pożyczek i kredytów. Za koszty uzyskania przychodu nie można uznać także odpisów amortyzacyjnych przekraczających 150 000 zł, jeśli dotyczą one samochodów osobowych. Nie wliczają się do nich także składki na rzecz organizacji, do których z obowiązku przynależy przedsiębiorca.

Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej – jak je ewidencjonować?

W związku z tym, że koszty uzyskania przychodu bezpośrednio wpływają na wartość podstawy podatkowej, a co za tym idzie, na wielkość tego podatku, niezwykle istotne jest ich poprawne ewidencjonowanie. Jak więc to robić? Przede wszystkim należy mieć na uwadze fakt, że wszystkie dokumenty dotyczące potwierdzenia wydatków, które mają zostać zaliczone jako koszty uzyskania przychodów muszą być czytelne, staranne, trwałe i w języku polskim. Takimi dokumentami są wszystkie faktury, rachunki oraz dokumenty celne. Według rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są to też inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej, pod warunkiem, że są one sporządzone w odpowiedni sposób. Muszą zawierać takie informacje, jak chociażby dokładne określenie przedmiotu operacji, datę tej operacji, oraz podpisy osób uprawnionych do jej zatwierdzenia. W szczególnych przypadkach przedsiębiorca nie musi starać się o uzyskanie takiego dokumentu i może sporządzić go samemu. Taki dokument udowadniający wydatek, który ma zostać wpisany w koszty uzyskania przychodu, musi jednak spełniać pewne warunki. Przede wszystkim powinien on zawierać datę dokonania wydatku i podpis osoby, która go dokonała. Dodatkowo musi być w nim określona nazwa ilość i cena nabytego towaru lub przeprowadzonej operacji gospodarczej. W przypadku jakich wydatków przedsiębiorca może pozwolić sobie na stworzenie takiego dokumentu samemu? Tyczy się to bezpośredniego zakupu od krajowego hodowcy lub producenta produktów roślinnych i zwierzęcych, które nie były przetworzone przemysłowo lub pozyskania takich produktów z własnych, należących do przedsiębiorcy upraw i hodowli. Do takich wyjątków zaliczają się także dokumenty dotyczące kosztów diet związanych z podróżami służbowymi pracowników, dotyczące wydatków związanych z opłatami medialnymi lokalu, w którym prowadzona jest działalność oraz te związane z opłatami sądowymi i notarialnymi.