L4 w formie elektronicznej. Zasady. Od kiedy możliwe jest wystawienie L4 w formie elektronicznej?
Wdrożenie zwolnień lekarskich wystawianych elektroniczne było zapowiadane już od dawna. System, dzięki któremu możliwe jest wystawienie L4 w formie elektronicznej wdrażano przez wiele lat, jednak z sukcesem wprowadzono go dopiero w styczniu 2015 roku. Od tego czasu niektórzy lekarze uzyskali uprawnienia do wystawiania zwolnień w formie elektronicznej. Głównym celem wprowadzenia tych rozwiązań było ograniczenie formalności, a także zwprowazdenie znaczących ułatwień dla osób chorych. Jak wystawiane jest L4 w formie elektronicznej? Czy jego funkcje są identyczne jak w przypadku „tradycyjnego”, papierowego L4?
L4 w formie elektronicznej – czy chory pracownik ma obowiązek informować pracodawcę o swojej niedyspozycji?
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 grudnia 2018 roku nie ma obowiązku, by chory pracownik musiał dostarczać do miejsca pracy zwolnienie lekarskie, ponieważ lekarz wystawia elektroniczne zwolnienie lekarskie e-ZLA (tzw. L4). Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich jest niezwykłym usprawnieniem dla osób chorujących, którzy przed zmiana zobowiązani byli do przedstawienia zwolnieni lekarskiego w zakładzie pracy w terminie do 7 dni, licząc od momentu wystawienia dokumentu, w niektórych przypadkach stan zdrowia nie pozwalał na to. Elektroniczne L4 jest znaczącym ułatwieniem również dla pracodawców oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, szczególnie w zakresie kontroli czy też sprawniejszych rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą.
L4 w formie elektronicznej – czy coś się zmieniło?
Czasowa niezdolność pracownika do wykonywania pracy ze względu na chorobę nakłada na niego obowiązek dostarczenia zwolnienia do zakładu pracy za czas absencji. W tym czasie pracownik jest zwolniony z wykonywania obowiązków związanych z podejmowaną pracą. Wprowadzone zmiany w tym zakresie spowodowały, że dokumentem potwierdzającym niezdolność do pracy z powodu choroby potwierdza elektroniczne L4 wystawiane przez lekarza. Unowocześnienie procesu miało znaczący wpływ na przepływ dokumentów pomiędzy pracownikiem, pracodawcą oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo zwolnienie lekarskie wystawiane elektronicznie jest dużo trudniejsze do sfałszowania niż to wystawiane w formie tradycyjnej. Obecnie pracodawca posiada niemal natychmiastową możliwość weryfikacji takiego zwolnienia, występuje on z prośbą do ZUS o kontrolę prawidłowości sporządzonego zwolnienia. Należy jednak pamiętać, że aby mieć wgląd do zwolnień elektronicznych (jako pracodawca), należy założyć profil informacyjny, dla płatników zatrudniających co najmniej pięciu pracowników jest to obligatoryjne.
L4 w formie elektronicznej – jak wystawiane jest zwolnienie elektroniczne?
W myśl zasad lekarze posiadają uprawnienia do bezpłatnego dostępu do informacji gromadzonych na kontach osób ubezpieczonych, a także płatników składek ZUS, oczywiście w niezbędnym do tego zakresie, służącym do wystawienia zwolnienia lekarskiego z tytułu niezdolności do pracy w sytuacji choroby bądź opieki nad członkiem rodziny. Zaświadczenie sporządzane jest w formie dokumentu elektronicznego, uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu bądź profilu zaufanego ePUAP. ZUS, jak i pracodawca otrzymują informację dotyczącą zwolnienia lekarskiego przesłanego drogą elektroniczną. Po wystawieniu L4 w formie elektronicznej lekarz przekazuje je na skrzynkę elektroniczną ZUS-u, który następnie udostępnia je płatnikowi na jego profilu informacyjnym. Forma elektroniczna L4 jest honorowana w taki sam sposób jak wersja tradycyjna (papierowa).
L4 w formie elektronicznej – jakie obowiązki z tego tytułu znajdują się po stronie pracodawcy?
Pracodawca, który zgłasza więcej niż 5 ubezpieczonych, zobowiązany jest do założenia profilu informacyjnego płatnika w celu otrzymywania elektronicznych zwolnień swoich pracowników. Profil zakładany jest dla osoby fizycznej. Tworzony jest online (za pomocą strony internetowej), jego założenie jest bezpłatne za pomocą systemu udostępnionego przez ZUS – jest to Platforma Usług Elektronicznych. Należy pamiętać, że aby skorzystać z tego rozwiązania, należy wcześniej już posiadać profil zaufany. Posiadanie go będzie konieczne, nawet w sytuacji, gdy nie będzie już obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych – np. z uwagi na zmniejszone zatrudnienie. Istotne jest, aby przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 5 pracowników posiadały profil informacyjny w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. W sytuacji, gdy pracodawca nie zdecyduje się na złożenie profilu, nie będzie on miał możliwości dostępu do zwolnień wystawianych w tej formie. Płatnicy rozliczający składki za mniej niż 5 osób również mogą utworzyć profil informacyjny, natomiast w tym przypadku jest to na zasadzie dobrowolności.
