List referencyjny a opinia – czym się różnią?

Czym są referencje?

Referencje to rekomendacja pracownika przez poprzedniego pracodawcę. Często funkcjonują też pod bardziej formalnym określeniem, tzn. list referencyjny. Referencje często są ważnym elementem procesu rekrutacyjnego, pozwalają one na potwierdzenie kompetencji pracownika. Referencje pracownika można przekazać w formie pisemnej lub ustnej. Ta pierwsza opcja, ma zazwyczaj formę listu referencyjnego, z kolei przekazanie referencji w formie ustnej może przebiec drogą telefoniczną, wideokonferencją. Referencje w przeciwieństwie do opinii o pracowniku zawsze są pozytywne. Przydają się podczas procesów rekrutacyjnych. Referencje może wystawić również klient. Przykładowo jeśli prowadzimy swoją działalność gospodarczą i świadczymy usługi, możemy poprosić klienta o wystawienie referencji. W Polsce referencje nie są jeszcze uznawane za dokument, który jest wystawiany „z automatu”, jednak można o nie poprosić. Nie istnieje jeden wzór referencji. Nie jest to dokument oficjalny, może zostać np. wydrukowany na papierze firmowym, ale może mieć też formę odręcznie napisanego dokumentu. Jeżeli pracodawca nie jest zadowolony z jakości pracy pracownika, po prostu nie przygotuje on takiego dokumentu. Pracodawca nie musi przygotowywać takiego dokumentu, nawet jeżeli pracownik go o to poprosi.

Jak sprawdzać referencje potencjalnych pracowników?

Referencje mogą mieć formę pisemną lub ustną. Najbardziej efektywny sposób pozyskiwania referencji to bezpośrednia rozmowa. Wówczas przyszły pracodawca może dowiedzieć się wielu istotnych informacji na temat wydajności pracownika w poprzedniej firmie. Pracodawca nie powinien sam kontaktować się z byłym zatrudniającym pracownika, jeśli ten nie wyrazi na to zgody. Według przepisów RODO, czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – weryfikowanie pracownika u poprzedniego pracodawcy jest zabronione. Przepisy RODO mają na celu ograniczenie gromadzenia danych osobowych, więc pozwalają na przechowanie tylko tych danych, które są niezbędne w procesie rekrutacji, natomiast zabraniają gromadzenia danych nadmiarowych, czyli tych, które nie są związane ze stanowiskiem kandydata czy procesem rekrutacji. Weryfikowanie potencjalnego kandydata u poprzedniego pracodawcy jest naruszeniem prywatności.

Kto może wystawić referencje?

Referencje wystawiane są przez:

• bezpośredniego przełożonego,

• kierownika działu,

• pracownika działu HR,

• prezesa firmy,

• klientów.

Elementy opinii i referencji

Opinia i referencje dla pracownika to dokumenty formalne, powinny zawierać: ● miejscowość i data wystawienia, ● imię i nazwisko, nazwa firmy oraz stanowisko osoby, która wystawia list referencyjny, ● nagłówek (np. “Referencje” lub “Opinia”), ● imię i nazwisko pracownika, którego dotyczą rekomendacje, ● podstawowe informacje o pracowniku: nazwa firmy, w której pracował, jego stanowisko i okres współpracy, ● informacje o przebiegu współpracy (zakres obowiązków, główne zadania, zdobyte umiejętności), ● opis największych osiągnięć i sukcesów (te informacje opisuje się w referencjach, nie są one niezbędne w opinii), ● charakterystyka pracownika, ocena jego predyspozycji i opinia podsumowująca, ● powód odejścia z firmy, ● zachęta do zatrudnienia pracownika (ten element wpisuje się tylko w liście referencyjnym), ● zwrot grzecznościowy, pieczątka firmowa i podpis osoby wystawiającej dokument, ● dane kontaktowe, dzięki którym nowy pracodawca będzie mógł zweryfikować informacje (adres firmowy, telefon oraz e-mail). Pracodawca może skorzystać z uniwersalnego wzoru listu referencyjnego, jednak warto opisać w nim umiejętności i cechy pracownika, które rzeczywiście były wyjątkowe i opisać ja na przykładach. Warto precyzyjnie również określić obowiązki pracownika. Zarówno list referencyjny, jak i opinia nie powinny być długie, wystarczy jedna strona A4. Bardzo ważne, aby stworzyć tekst konkretny i wyczerpujący temat, który odpowie na pytania lub wątpliwości rekrutera.