Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych 2021

Ryczałt samochodu osobowego – kiedy przysługuje Ci zwrot kosztów?

W sytuacji, kiedy pracownik wykorzystuje swój pojazd prywatny do podróży służbowych lokalnych i zamiejscowych, przysługuje mu zwrot kosztów. Podstawą prawną, która reguluje to zagadnienie, jest Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W zależności od tego, jaki jest cel podróży, rozróżniamy dwa rodzaje podstaw rozliczenia:

• kilometrówka – kiedy pracownik odbywa podróż zamiejscową;

• ryczałt – w sytuacji, w której pracownik podróżuje lokalnie.

Na czym polega ryczałt samochodu osobowego?

Jak już wspomnieliśmy, ryczałt jest zwrotem kosztów w sytuacji, kiedy pracownik odbywa podróże lokalne. Pracodawca ma obowiązek wypłacić należne koszty na podstawie ówcześnie podpisanej umowy cywilnoprawnej. Podstawowym dokumentem rozliczenia staje się ewidencja przebiegu pojazdu. Warto podkreślić, że pojazd ten nie musi być własnością pracownika, o ile jest w jego posiadaniu. Na podstawie zawartej umowy pracodawca jest zobligowany do wypłacenia zwrotów kosztów za podróże służbowe w postaci comiesięcznego ryczałtu . Wysokość zwrotu kosztów oblicza on poprzez pomnożenie stawki za 1 km przebiegu i miesięczny limit przebiegu km na jazdy lokalne, które określił w umowie.

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych – 2021 r.

Jak wspomnieliśmy na początku artykułu, co roku zmieniają się maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych. Pracodawca określa miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Przy tym bierze pod uwagę liczbę mieszkańców w mieście lub gminie, w którym pracownik jest zatrudniony. Limit nie może przekroczyć:

• 300 km – w mieście lub gminie do 100 tysięcy mieszkańców;

• 0 km – w mieście lub gminie od 100 do 500 tysięcy mieszkańców;

• 700 km – w mieście lub gminie powyżej 500 tysięcy mieszkańców.

W 2021 roku maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych wynoszą:

• Przy pierwszym limicie – 156,42 zł przy pojemności silnika 900 cm3 i 250,74 zł przy pojemności silnika powyżej 900 cm3;

• Przy drugim limicie – 260,70 zł przy pojemności silnika 900 cm3 i 417,90 zł przy pojemności silnika powyżej 900 cm3;

• Przy trzecim limicie – 364,98 zł przy pojemności silnika 900 cm3 i 585,06 zł przy pojemności silnika powyżej 900 cm3.

Ryczałt samochodów osobowych – co warto wiedzieć

Warto mieć na uwadze, że wspomniany limit kilometrów może zostać podwyższony. Dzieje się tak w przypadku pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej bądź ratowniczej oraz w instytucjach, które są zagrożone klęską żywiołową lub usuwają skutki klęski żywiołowej bądź katastrofy ekologicznej. Drugą rzecz, jaką warto pamiętać jest fakt, że kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 przy każdym dniu roboczym nieobecności pracownika – nie ma znaczenia, czy nieobecność była spowodowana chorobą, urlopem lub podróżą służbową, która trwała minimum osiem godzin. Kwotę ryczałtu można również zmniejszyć, jeśli pracownik nie dysponował w danym dniu roboczym pojazdem i uniemożliwiło to dokonanie podróży służbowej.