Notatka służbowa – jak prawidłowo ją sporządzić?

Czym jest notatka służbowa?

Notatka służbowa to formalny dokument, który powstaje do celów wewnętrznej komunikacji w firmach, instytucjach lub urzędach. Za pośrednictwem notatki służbowej pracownicy przekazują sobie informacje w sytuacji, gdy pracują w różnych miejscach i z tego powodu nie mają możliwości wymiany informacji w inny sposób, np. w formie ustnej.

Notatki służbowe mogą pełnić wiele funkcji i nie ograniczają się jedynie do przekazywania wiadomości między pracownikami. Notatki służbowe mogą być również sporządzane po spotkaniach z klientami lub po zebraniach i zawierać ważne informacje, dotyczące np. podjętych decyzji. Dokument ten może zostać napisany przez przełożonego, który chce zlecić zadanie lub przekazać informację pracownikowi. Notatka służbowa może również opisywać zdarzenia, które zadecydują o awansie lub nałożeniu kary na pracownika nieprzestrzegającego swoich obowiązków służbowych. W pewnych sytuacjach przełożony może przechować ją w aktach osobowych.

Notatka służbowa – jak ją sporządzić?

Notatka służbowa powinna zostać napisana odręcznie lub na komputerze. Dokument taki zawiera same konkretne informacje, krótko, lecz dokładnie opisujące zdarzenie lub przebieg zebrania i podjęte decyzje. Jeśli notatka służbowa dotyczy rozmowy z klientem lub jakiegoś spotkania, powinna zawierać datę i miejsce sporządzenia notatki, imiona i nazwiska osób uczestniczących w rozmowie, temat spotkania oraz podjęte decyzje, a także podpis autora i załączniki.

Jeśli natomiast notatkę służbową sporządza przełożony i dotyczy ona konkretnego pracownika, musi zawierać prawdziwe informacje na temat jego zachowania lub zdarzenia z jego udziałem. W dokumencie należy również wyjaśnić, jakie decyzje zostaną podjęte wobec pracownika – czy zapis jest związany z awansem, nagrodą czy  karą.

Warto przy tej okazji wskazać, czym powinna być notatka służbowa, a czego nie powinna zawierać. Dokument ten ma przekazać konkretne informacje lub opisywać zdarzenia i ustalenia, czyli powinna zawierać same fakty, które muszą być przedstawiane w sposób obiektywny. W notatce służbowej nie powinno się zamieszczać prywatnych opinii na temat pracowników, nie może obrażać innych osób i przekazywać nieprawdziwych informacji.

Notatka służbowa – kto może ją napisać?

Notatkę służbową może napisać każda osoba – zarówno pracownik, jak i przełożony. Wszystko zależy od tego, w jaki celu zostanie sporządzona. Pracownicy mogą komunikować się między sobą za pośrednictwem notatek służbowych, tak samo jak przełożony może zostawiać informacje pracownikom i na odwrót.

Notatka służbowa – jak ją przekazywać?

Notatki służbowe mogą być przekazywane na różne sposoby. Spisana na kartce papieru może zostać przekazana bezpośrednio do rąk adresata lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ważne, aby treść notatki służbowej została udostępniona wyłącznie adresatowi. Taki dokument może zawierać poufne informacje lub dane osobowe, dlatego nie wolno udostępniać go osobom trzecim.