Obowiązki pracodawcy w przypadku śmierci pracownika

Działania podejmowane przez pracodawcę po śmierci pracownika

Dla pracodawcy, to akt zgonu jest podstawowym dokumentem potwierdzającym wygaśnięcie stosunku pracy. Dostarczona akt musi posiadać czerwoną pieczęć organu, który wystawił dokument. Pracodawca potwierdza kopię za zgodną z oryginałem, a następnie dołącza ją do akt pracownika. Niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zgonie, pracodawca zobowiązany jest do sporządzenia świadectwa pracy. Pismo nie jest nikomu wydawane, a dołączane do akt osobowych. Małżonek lub inne osoby, na których spoczywają prawa majątkowe po śmierci pracownika, mogą ubiegać się o wydanie lub korektę dokumentu. Pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczenia społecznego (poprzez druk ZUS ZWUA z użyciem kodu 500), w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, a także w przypadku wypłat zasiłków rozliczanych w ciężar składek, sporządzić raport RSA.

Należność za pracę - komu zostaje wypłacona?

Cała należność za pracę, czyli wszystkie składniki wynagrodzeń które przysługiwały pracownikowi do dnia zgonu, takie jak za nadgodziny, dodatki, zasiłki, wyliczony ekwiwalent za urlop wypoczynkowy czy premie, muszą zostać wypłacone i przysługują małżonkowi oraz innym osobom spełniającym warunki do uzyskania renty rodzinnej (jeżeli są nimi także nieletni, wypłaty należy dokonać ich prawnemu opiekunowi).

Stanowi o tym Artykuł 63 § 2 Kodeksu pracy:

„Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.”.

Pracodawca jest zobowiązany do ustalenia osób uprawnionych oraz powinien on zweryfikować ich pokrewieństwo przez aktualny akt lub oświadczenie potwierdzające je. Najczęściej informacje dostarczane są pracodawcy przez samych członków rodziny, którzy pomagają ustalić osoby uprawnione.

Wypłacone wynagrodzenie musi zostać ujęte w corocznym rozliczeniu podatkowym - podlega ono odprowadzeniu podatku dochodowemu. Pracodawca wystawia PIT-11 i przekazuje go do urzędu skarbowego oraz uprawnionym osobom. 

Wypłata odprawy pośmiertnej

Po śmierci pracownika, pracodawca jest zobowiązany także do wypłaty odprawy pośmiertnej, której wysokość ustalona jest zgodnie z zasadami ustalania ekwiwalentu pieniężnego za urlop oraz uzależniona jest od stażu pracy u danego pracodawcy i jest to równowartość:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia - przy zatrudnieniu pracownika krócej niż 10 lat,

• trzymiesięcznego wynagrodzenia - przy zatrudnieniu co najmniej 10 lat,

• sześciomiesięcznego wynagrodzenia - gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawa, tak samo jak należność za pracę, zostaje wypłacona osobom uprawnionym. Jest ona wypłacana także, gdy zgon nastąpił po rozwiązaniu stosunku pracy, w czasie kiedy pracownik pobierał zasiłek z powodu niezdolności do pracy na skutek choroby. Odprawa nie jest opodatkowana.

Pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty odprawy pośmiertnej w sytuacja, gdy on sam, z własnych środków, opłacił ubezpieczenie na życie pracownika, a kwota odszkodowania nie jest niższa niż obliczona wysokość odprawy. Jeżeli jednak występuje różnica - pracodawca musi wypłacić brakującą kwotę. Odprawa nie jest także wypłacana nikomu i nie jest dodawana do spadku, gdy nie ma osoby uprawnionej do otrzymania należności po zmarłym. Pozostałe świadczenia zostaną wypłacone wtedy spadkobiercom, po nabyciu spadku przez orzeczenie sądu.

W sytuacji, gdy osobą uprawnioną do otrzymania świadczeń po pracowniku jest tylko jeden członek rodziny, wówczas otrzymuje on połowę kwoty odprawy pośmiertnej.