Programy do fakturowania – czy warto z nich korzystać?

Fakturowanie – co musisz wiedzieć

Fakturowanie polega na wystawieniu dokumentu, który potwierdza dokonanie sprzedaży towaru lub usługi. Warto dodać, że taki dokument może posiadać formę papierową lub elektroniczną. Jednak w przypadku faktury elektronicznej należy wcześniej uzyskać zgodę odbiorcy. Art. 106e. ustawy o podatku towarów i usług określa obowiązkowe elementy, jakie powinna zawierać faktura. Są to między innymi:

• data wystawienia faktury,

• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,

• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej oraz pod którym otrzymał towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,

• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

• nazwa towaru lub usługi,

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cena jednostkowa netto towaru lub usługi bez kwoty podatku,

• kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

• wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku,

• stawka podatku,

• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• kwota należności ogółem.

Faktury wystawia się zwykle w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Terminy wystawiania faktur

Fakturowania zwykle dokonuje się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jednak w określonych sytuacjach czas na wystawienie faktury może ulec wydłużeniu. Fakturę wystawia się nie później niż:

• 30. dnia od dnia wykonania usługi w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,

• 60. dnia od dnia dostawy książek drukowanych – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów,

• 90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów.

Fakturowania należy dokonać z upływem terminu płatności w przypadku:

• dostawy lub dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

• świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

• stałej obsługi prawnej i biurowej.

Faktura korygująca

Zgodnie z art. 106j ustawy o podatku towarów i usług, jeśli po fakturowaniu udzielono obniżki w formie rabatu, upustu lub obniżki cen, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, podwyższono cenę lub jeśli nastąpiła pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, należy wystawić fakturę korygującą, która powinna zawierać:

• wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" lub wyraz "KOREKTA",

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,

• przyczynę korekty,

• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Ponowne wystawienie faktury

Jeśli dokonaliśmy fakturowania, a faktura ulegnie zniszczeniu, zawsze możemy wystawić drugą fakturę. Podatnik lub nabywca może ponownie wystawić fakturę na wniosek drugiej strony, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy/podatnika. Taki dokument musi zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego wystawienia.