W większości polskich domów trafia prosto do kosza. To duży błąd, a konsekwencje bywają przykre
Nawyk przechowywania poszczególnych dokumentów powinien wejść w krew każdemu. To istotne zabezpieczenie, które pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu, kłopotów, a przede wszystkim kosztów. Jakie dokumenty należy trzymać w domu i do czego mogą się przydać?
Większość z nas popełnia ten błąd
Przechowywanie rachunków za media, w tym za prąd, gaz czy wodę, podlegają obowiązkowi przechowywania. Po opłaceniu faktury kategorycznie nie powinniśmy jej wyrzucać. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, tzw. świadczenia okresowe, czyli np. właśnie rachunki za prąd i gaz, przedawniają się dopiero po 3 latach od terminu płatności.
W praktyce oznacza to, że przez okres 3 lat dostawca usług może dochodzić od nas zapłaty, np. kiedy uzna, że faktura została opłacona błędnie, albo nie została opłacona w całości. Również my, jako klienci mamy prawo w czasie tych trzech lat złożyć reklamację lub dochodzić zwrotu nadpłaty. To jeden z głównych powodów, dla których zaleca się, aby przechowywać rachunki i faktury. Jest jednak znacznie więcej istotnych okoliczności, w których może nas uratować taki nawyk. Niektóre z dokumentów trzeba trzymać w domu dłużej.
Po co przechowywać dokumenty i faktury?
Warto pamiętać, że niektóre dokumenty musimy przechowywać dłużej niż 3 lata. Dotyczy to przede wszystkim rocznych zeznań PIT oraz dokumentów, które stanowiły podstawę do rozliczenia podatku, tj. zaświadczenia o dochodach, ulgach czy darowiznach. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty podatkowe trzeba trzymać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
W praktyce oznacza to, że zeznanie podatkowe PIT za 2024 r., które złożymy w 2025 r., musimy zachować aż do końca 2030 r. Jest to czas, kiedy urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę i zażądać wglądu do naszych dokumentów. Obowiązek dotyczy również osób, które dokonują elektronicznego rozliczenia PIT. Powinny one przechowywać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest najważniejszym i jedynym potwierdzeniem złożenia deklaracji.
Stare rachunki za media przechowujemy głównie w celach dowodowych, jednak mogą okazać się potrzebne również w innych okolicznościach, kiedy:
● otrzymamy wezwanie do zapłaty w wyniku błędu — wówczas rachunek będzie potwierdzeniem, że opłata została przez nas uregulowana
● po stronie dostawcy prądu lub gazu pojawiają się jakiekolwiek niejasności — to daje szansę na udowodnienie, że płatność została dokonana w terminie
● chcemy złożyć reklamację lub wniosek o zwrot nadpłaty, np. gdy dostawca błędnie naliczył opłaty za poprzednie okresy.
Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe, to te powinniśmy zachować przez okres 5 lat na wypadek:
● potencjalnej kontroli skarbowej — urząd skarbowy ma prawo żądać od nas dokumentów potwierdzających rozliczenia nawet kilka lat po złożeniu zeznania PIT,
● potrzeby skorygowania zeznania podatkowego lub wyjaśnienia nieprawidłowości,
● konieczności udowodnienia dochodu lub kosztów, np. kiedy staramy się o udzielenie kredytu
Jeśli upływa termin przechowywania dokumentów i chcemy się ich pozbyć, musimy zrobić to świadomie i bezpiecznie. Nie brakuje oszustów, którzy chętnie „zajmą się” wyrzuconymi przez nas fakturami czy rachunkami. Jak odpowiednio zutylizować dokumenty?
W taki sposób bezpiecznie pozbędziesz się dokumentów
Dokumenty zawierające dane takie jak PESEL, numer dowodu osobistego, adres zamieszkania czy informacje finansowe powinny być traktowane z najwyższą ostrożnością. Wyrzucenie takich dokumentów do zwykłego kosza na śmieci może spowodować duże ryzyko kradzieży tożsamości, oszustw finansowych oraz innych przestępstw. Najbezpieczniejszym sposobem pozbycia się dokumentów zawierających dane osobowe jest ich zniszczenie. Najlepiej zrobić to za pomocą niszczarki, jednak nie każdy ma dostęp do takiego urządzenia, dlatego bez problemu można porwać papier ręcznie. Należy zrobić to dokładnie, a kawałki papieru muszą być jak najbardziej drobne.
Po zniszczeniu dokumentów rozdrobnione kawałki papieru można bezpiecznie wyrzucić do żółtego pojemnika na papier. Pamiętajmy, że jeżeli papier jest zanieczyszczony, na przykład tłuszczem, to wówczas wyrzucamy go do pojemnika na odpady mieszane. Czyste odpady z papieru, również te rozdrobnione, mogą zostać poddane recyklingowi, czyli ponownie przetworzone na nowe produkty papiernicze.
