Zarządzanie czasem – jak to robić skutecznie?

Zarządzanie czasem

Czas jest względny – każdy to wie. Gdy robimy rzeczy, które sprawiają nam przyjemność, mija nam on bardzo szybko. Dokładnie przeciwnie jest, gdy poświęcamy go na czynności, których nie chcemy robić - wtedy wydłuża nam się on w nieskończoność. Nieważne jednak, czy robimy coś z przyjemnością czy nie, efektywne zarządzanie zasobami czasu, jest niezwykle ważne dla osiągania celów, które sobie wyznaczyliśmy. Skuteczne zarządzanie czasem najczęściej polega na jego optymalnym wykorzystaniu w określonym celu. Nieważne, czy są to cele długo-, czy krótkookresowe, najważniejsze jest, by mieć czas je zrealizować. Złe zarządzanie czasem z kolei może doprowadzić do tego, że praca może zostać wykonana nieefektywnie lub za późno.

Proces zarządzania czasem najlepiej zacząć od analizy jego wykorzystania.

Dokładnie przeanalizuj, na jakie czynności w ciągu dnia najczęściej przeznaczasz swój czas. Możesz zacząć zapisywać całą swoją aktywność i ile na nią poświęcasz. Możesz również użyć specjalnych aplikacji na komórkę, dedykowanych specjalnie do tego. Najlepiej będzie, gdy uwzględnisz wszystkie czynności, bez względu na to, czy dotyczą pracy czy są to np. rozmowy z przyjaciółmi lub oglądanie śmiesznych obrazków w Internecie. Dzięki temu zobaczysz, na co konkretnie przeznaczasz swój czas i ile w ciągu dnia potrafisz go zmarnować na bezproduktywne skrolowanie facebooka.

Zaplanuj cele i ustaw priorytety

Gdy już wiesz, jak i na co przeznaczasz najwięcej czasu w ciągu dnia, zaplanuj cel, do którego będziesz dążył, i ustal swoje priorytety. Odpowiedz sobie na pytanie, jaki cel chciałbyś osiągnąć następnego dnia i ile czasu chcesz mu poświęcić. Może być to nawet kilka zadań. Podejdź do tego odpowiedzialnie i ustal sobie ich tyle, ile wiesz, że będziesz w stanie wykonać. Zbyt dużo zadań może Cię zniechęcić. Nie rób sobie też wyrzutów, gdy nie uda Ci się spełnić wszystkich postawionych celów - mało komu to się udaje. Ustal, które zadania są dla Ciebie najważniejsze i na nich skup się przede wszystkim. Jeśli brakuje Ci motywacji, a lista zadań jest długa, możesz zacząć od zadań najprostszych lub tych, które sprawiają Ci największą przyjemność. Osiągnięcie pierwszych celów zmotywuję Cię do dalszej pracy.

Weryfikuj swoje osiągnięcia

Żeby wiedzieć, czy skutecznie zarządzasz swoim czasem, musisz mieć porównanie. Obserwuj, ile poświęcasz czasu poszczególnym zajęciom i czy włożony wysiłek przynosi oczekiwane rezultaty. Możesz również po zakończeniu przedsięwzięcia poświęcić kilka minut na zastanowienie się, czy zostało ono wykonane poprawnie, z czego jesteś zadowolony, a co należałoby poprawić? Ta wiedza przyda Ci się przy następnym podejściu.