Zatrudnianie pracowników - z jakimi formalnościami się wiąże?
Zatrudnienie pracownika stawia pracodawcę w obowiązku dopełnienia szeregu formalności związanych z przyjęciem do pracy nowej osoby. Procedura obejmuje zebranie potrzebnych danych, złożenie podpisów na dokumentach, udzielenie zainteresowanemu wyczerpujących informacji. Pamiętać należy również o skierowaniu pracownika na badania lekarskie i zapewnienia mu udziału w szkoleniach BHP. Ponadto należy zgłosić zatrudnioną osobę do ubezpieczeń społecznych, założyć mu akta osobowe i kartę ewidencji czasu pracy. Wymagania powyższe wynikają z Kodeksu pracy i pracodawca nie może się od nich uchylić. Jakie zatem formalności wiążą się z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę?
Weryfikacja danych osobowych i podpisanie umowy
Pracodawca zbiera dane osobowe pracownika w zakresie jego imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, posiadanego wykształcenia i kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Jeśli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, może być również poproszony o podanie danych osobowych swoich dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny. Niezbędny będzie też numer PESEL oraz rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Pracodawca zapyta też o numer konta bankowego celem realizowania przelewów za wynagrodzenie. Jeżeli stanowisko, które obejmuje pracownik, wymaga niekaralności, zatrudniający może zweryfikować jego status w Krajowym Rejestrze Karnym.
Zazwyczaj dane osobowe są zbierane za pomocą kwestionariusza. Po zweryfikowaniu informacji w nim zawartych pracodawca sporządza umowę o pracę , zawsze w wersji pisemnej i dwóch egzemplarzach, z których jeden trafia do pracownika. Prawidłowo skonstruowana umowa o pracę powinna określać strony umowy, rodzaj umowy (na czas określony/nieokreślony, na zastępstwo czy okres próbny), datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a zwłaszcza: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin nawiązania stosunku pracy.
Informacja o warunkach zatrudnienia
Według Kodeksu pracy w ciągu 7 dni od zawarcia umowy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o szczegółowych warunkach zatrudnienia , mianowicie dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, częstotliwości wypłat pensji, przysługującemu pracownikowi urlopie wypoczynkowemu, długości okresu wypowiedzenia, układzie zbiorowym pracy. Jeśli w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin, to pracodawca musi również powiadomić nowego pracownika o ewentualnych zmianach nocnych, sposobie i terminie wypłaty oraz ewidencjonowania czasu pracy i usprawiedliwiania nieobecności. Jeśli zaś w firmie obowiązuje regulamin pracy, nowy pracownik powinien się z nim zapoznać i potwierdzić ten fakt na piśmie.
Badania lekarskie
Pracodawca kieruje nowego pracownika na badania lekarskie do przychodni medycyny pracy , których celem jest uzyskanie orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badanie odbywa się w godzinach pracy, a jego koszty ponosi pracodawca.
Szkolenie BHP
Kolejną formalnością, której zobligowany jest dopełnić pracodawca wobec dopiero co zatrudnianego pracownika, jest zorganizowanie wstępnego szkolenia BHP . Kurs ten powinien się odbyć jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do stanowiska pracy. Szkolenie odbywa się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy i składa się z instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego.
