Zwolnienie lekarskie pracownika a deklaracje rozliczeniowe
Każdy płatnik składek ZUS co miesiąc musi wysłać do tej instytucji deklarację rozliczeniową. Jak w dokumentach ująć zwolnienie lekarskie pracownika?
Pierwszym podstawowym dokumentem, którym posługuje się przedsiębiorca rozliczający składki i świadczenia za dany miesiąc, jest deklaracja ZUS DRA. Dołącza do niej także inne deklaracje: ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA (są one załącznikami ZUS DRA). ZUS RCA to imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Służy do rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i/ lub wypłaconych świadczeń za ubezpieczonych pracowników. ZUS RZA to imienny raport miesięczny o składkach na ubezpieczenia zdrowotne. ZUS RSA to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. Służy do wykazywania przerw w opłacaniu składek. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma obowiązków składania ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA, wystarczy jedynie deklaracja ZUS DRA.
Zwolnienie lekarskie a wynagrodzenie
Pracownik przez pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego (lub 14 dni, jeśli ma przynajmniej 50 lat) otrzymuje wynagrodzenie chorobowe. Jeśli po tym czasie wciąż jest niezdolny do pracy i musi przebywać na zwolnieniu, dostaje zasiłek chorobowy wypłacany – w zależności od sytuacji – przez ZUS albo przez pracodawcę. Zasiłek chorobowy jest wypłacany przez pracodawcę, jeśli pracodawca zgłosił do ubezpieczenia ponad 21 osób. Gdy liczba zgłoszonych do ubezpieczenia jest mniejsza niż 21, wówczas zasiłek wypłaca ZUS.
W której deklaracji ująć zwolnienie lekarskie?
W ZUS RSA informujemy o przerwach w opłacaniu składek, czyli także o okresie, w którym pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca do ZUS RSA wpisuje zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy. Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe, pracodawca w deklaracji podaje kod „331”. Wpisuje w niej również kwotę wynagrodzenia chorobowego wypłaconą pracownikowi i liczbę dni zasiłkowych w danym miesiącu. Jeśli pracownik dostaje zasiłek chorobowy, a pracodawca jest płatnikiem zasiłku chorobowego, w deklaracji powinien znaleźć się kod „313”. W dokumencie – tak jak w przypadku wynagrodzenia chorobowego – podaje się również liczbę dni zasiłkowych i kwota zasiłku. W przypadku gdy zasiłek chorobowy wypłaca ZUS, podaje się jedynie kod „313”, a nie wypełnia się rubryki z liczbą dni, w których pracownik był na zasiłku. Nie podaje się także kwoty.
Wynagrodzenie chorobowe a ZUS RCA
Wynagrodzenie chorobowe podlega składkom, w związku z czym należy je rozliczyć w raporcie ZUS RCA. Często dochodzi do sytuacji, w której pracownik za jakąś część miesiąca otrzymuje wynagrodzenie, a za drugą – gdy trafi na zwolnienie lekarskie – wynagrodzenie chorobowe. Wtedy pracodawca składki na ubezpieczenie społeczne nalicza wyłącznie od kwoty wynagrodzenia za pracę. Natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne jest naliczana od sumy wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia chorobowego.
ZUS RSA a okres wyczekiwania
Czasami pracownik, który przebywa w tzw. okresie wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego, musi iść na zwolnienie lekarskie. Wówczas nie może on liczyć na świadczenia z tytułu choroby. Jak informuje poradnikprzedsiebiorcy.pl, przerwę w opłacaniu składek pracownika, który jest w okresie wyczekiwania, wykazuje się w ZUS RSA, a właściwy kod to „151”. Przypomnijmy, że jeżeli osoba opłaca ubezpieczenie chorobowe dobrowolnie, okres wyczekiwania wynosi 90 dni. Jeśli zaś ubezpieczenie opłacane jest obowiązkowo, to okres wyczekiwania trwa 30 dni. Od obu tych sytuacji są liczne wyjątki, np. gdy pracownik ulegnie wypadkowi w pracy (wtedy okresy 90- lub 30-dniowy nie obowiązują).
