Dasz dowód, a potem ogołocą Twoje konto. Ekspert ma kluczową radę jak się ustrzec

Czy są sytuacje obligatoryjne, kiedy musimy się zgodzić na udostępnienie dowodu osobistego?

Dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie, zawierającym podstawowe informacje osobiste. W dowodzie znajdują się szczegółowe dane dotyczące osoby, jak: imię i nazwisko oraz PESEL, płeć i data urodzenia, wizerunek twarzy, obywatelstwo, imiona rodziców oraz własnoręczny podpis. 

Są to zatem dane dające możliwość identyfikacji i potwierdzenia swojej tożsamości, a wejście w ich posiadanie przez osobę nieuprawnioną może doprowadzić do groźnych skutków.

Co do zasady powinniśmy się liczyć z możliwością udostępnienia dowodu osobistego celem sporządzenia kopii w banku czy instytucji obowiązanej. 

Czy w każdym przypadku bank może wykonać kopię dokumentu?

W świetle aktualnie obowiązujących przepisów na tak postawione pytanie należy odpowiedzieć – nie w każdym. 

Ustawową przesłanką do przetwarzania przez banki danych osobowych zawartych w dokumentach tożsamości osób fizycznych jest ustawa – Prawo bankowe. Zgodnie z art. 112b banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Dyspozycją tego przepisu nie jest zatem objęte kopiowanie dokumentów tożsamości. 

Czynnościami bankowymi, które wymagają ujawnienia danych osobowych zawartych w dokumencie tożsamości są takie czynności bankowe, jak: prowadzenie rachunków bankowych, przyjmowanie wkładów pieniężnych, udzielanie kredytów. Nie oznacza to jednak, że bank może zawsze skopiować nasz dowód osobisty. Nierzadko wystarczające jest w takich przypadkach wylegitymowanie się dowodem osobistym. 

Również przetwarzanie tych danych w celach niebędących działalnością bankową stanowić będzie naruszenie wskazanej regulacji. Najczęściej bowiem wystarczające jest okazanie dokumentu tożsamości do wglądu. 

Może się jednak zdarzyć, że konieczność wykonania kopii dowodu bank uzasadni stosowaniem środków bezpieczeństwa, o których mowa w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (o czym jeszcze szerzej poniżej). Prawo kopiowania dokumentów tożsamości mają wyłącznie instytucje obowiązane i tylko w przypadku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Wówczas bowiem, bank jako jedna z takich instytucji, może sporządzić kopie dokumentów tożsamości na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Upoważnienie do kopiowania dokumentów tożsamości wynika wprost z art. 34 ust. 4 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przepis ten daje instytucjom obowiązanym uprawnienie do przetwarzania informacji zawartych w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzania ich kopii na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. 

Kogo zatem dotyczy ten obowiązek?

Instytucjami obowiązanymi są takie podmioty jak banki, czy SKOK-i, instytucje kredytowe, fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, zarządzający ASI, zakłady ubezpieczeń oraz pośrednicy ubezpieczeniowi wykonujący czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego w zakresie ubezpieczeń na życie, podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi, czy wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi. 

Podmiotami takimi mogą być także notariusze w zakresie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, adwokaci czy radcowie prawni oraz doradcy podatkowi w zakresie, w jakim świadczą na rzecz klienta pomoc prawną lub czynności doradztwa podatkowego. 

Przed zastosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego muszą przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Analiza ryzyka związanego z daną transakcją ma zatem wpływ na dobór właściwych środków bezpieczeństwa finansowego przez instytucję obowiązaną.

Należy również podkreślić, że Prezes UODO wielokrotnie kwestionował możliwość wykonania kopii – ksero lub skanu – dowodu osobistego przez bank w każdym przypadku na podstawie art. 34 ust. 4 wskazanej ustawy. Jednak w decyzji z dnia 10 czerwca 2022 r. (ZSPR.440.1701.2018.FT.AJ) przychylił się do stanowiska banku, w którym twierdził, że o ile instytucja obowiązana ocenia, że konieczne jest wykonanie kopii dowodu tożsamości, przetwarzanie tak utrwalonych danych osobowych znajduje uzasadnienie w art. 6 ust.1 c RODO.

Obowiązkiem instytucji obowiązanych jest bowiem stosowanie wobec swoich klientów środków bezpieczeństwa, m.in. identyfikacji i weryfikacji. Podzielenie argumentacji banku nie oznacza, że Prezes UODO w diametralny sposób odstąpił od prezentowanego wcześniej stanowiska. W pewnych bowiem okolicznościach o konieczności wykonania kopii dowodu może przesądzać charakter danej transakcji i związane z tym podwyższone ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

W jaki sposób możemy się bronić i co zrobić w sytuacji, gdy ktoś poprosi nas o pokazanie dowodu w celu wykonania skanu?

Wejście w życie przepisów RODO zweryfikowało podejście do kopiowania dokumentów tożsamości. Art. 5 RODO wprowadza zasady przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. 

Natomiast zasada ograniczenia celu przetwarzania wskazuje precyzyjnie, że dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, a także nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Zasady te w połączeniu ze szczegółowymi przepisami dotyczącymi przetwarzania danych będą determinować możliwość i dopuszczalność kopiowania dokumentów tożsamości. 

Kierując się powyższymi zasadami powinniśmy zdecydowanie odmówić. Często zdarza się bowiem nie tylko prośba o skan, kopię lub zdjęcie dowodu, ale również o swoisty ‘zastaw’ do czasu oddania nart lub wózka w szpitalu. Często z taką sytuacją możemy mieć do czynienia w przypadku zawarcia umowy najmu lokalu.

Wskazana powyżej argumentacja banków w zakresie czynności bankowych czy przystąpienie do ocenianych jako ryzykowne transakcji finansowych powoduje, że nie założymy rachunku bankowego, czy też nie dokonamy wskazanej transakcji bez udostępnienia dokumentu tożsamości. W innych przypadkach należy kierować się zasadą celowości oraz minimalizacją danych.

Ksero dowodu można opatrzyć informacją, że kopia została wykonana dla konkretnego celu – wynajmu lokalu czy wypożyczenia samochodu. W kopii czy też skanie można ew. niepotrzebne informacje zasłonić.

Substytutem dowodu teoretycznie może być prawo jazdy, które nie jest dowodem tożsamości. Jednak podkreślić należy, że tam również zamieszczony jest PESEL i adres zamieszkania.