Wyrzuciłeś ważne dokumenty? Urzędnicy mają cię już na oku

Jak długo trzymać dokumenty?

Rachunki. Dokumenty potwierdzające zapłatę za telewizję, gaz, internet, wodę i inne usługi zazwyczaj nie są przez nas w ogóle zatrzymywane. Otrzymujemy rachunek, opłacamy, dokument wyrzucamy. Trzeba jednak uważać. Zdarzają się sytuacje, że firma zmieni swoją siedzibę, podczas płatności pomylimy numery kont lub nasza płatność w wyniku błędów systemowych lub ludzkich nie zostanie poprawnie zaksięgowana. Co w takiej sytuacji? Zgodnie z polską literą prawa dostawcy usług mogą upomnieć się o dokumenty potwierdzające płatność do 3 lat. I przez taki czas powinniśmy być w stanie udowodnić, że wywiązaliśmy się z obowiązku płatności.

Problematyczny ZUS. Nie ma szczegółowych przepisów regulujących okres archiwizacji dokumentów, które wymienialiśmy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Określenie jak długo należy trzymać takie "papiery" jest zatem nieco problematyczne. Aby nie otaczać się stertą niepotrzebnych, zbierających kurz listów i koper, warto poznać ogólne przepisy o okresie przechowywania dokumentów. Wskazują one, że mamy obowiązek przechowywania dokumentów przez pięć lat od daty ich otrzymania lub wysyłki.

Jasno określone w ustawie są nasze obowiązki wobec Urzędów Skarbowych. 5 lat wynosi okres przez jaki zobligowani jesteśmy do archiwizacji zeznań podatkowych, czyli rozliczeń PIT, ale także dokumentów potwierdzających prawa do ulg, czyli np. rachunków za internet, jeżeli skorzystaliśmy z ulgi internetowej. Szczególnie istotne jest sztywne trzymanie się tej cezury przez osoby prowadzące przedsiębiorstwa oraz samozatrudnione. Zgubienie dokumentów może oznaczać poważne kłopoty w przypadku niespodziewanej kontroli fiskusa. 5 lat należy liczyć od końca roku za który został wystawiony dokument. Jeżeli jest to np. PIT za 2019 rok, który rozliczyliśmy w 2020 dokument należy przechowywać do końca 2025 roku. Uwaga! Okres 5-letni może zostać wydłużony przez zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia. Przedsiębiorcy, którzy likwidują swoją działalność wiedzieć także muszą, że zamknięcie działalności nie zwalnia z obowiązku archiwizacji.

Paragonów fiskalnych nie przechowujemy prawie nigdy. A to ogromny błąd. W przypadku zakupu sprzętów elektronicznych lub AGD, które są objęte producenckimi gwarancjami, to właśnie paragon fiskalny jest podstawą do złożenia roszczenia. Jak długo przechowywać takie dokumenty? Najlepiej dokładnie tyle, ile wynosi okres gwarancyjny. Warto również zweryfikować, czy nie zakupiliśmy dodatkowej gwarancji od sklepu, wówczas okres przechowywania paragonu wydłuża się o czas, w którym obowiązuje gwarancja "sklepowa". Uwaga! Papier termiczny bardzo szybko blednie, warto zrobić kserokopię paragonu zaraz po dokonaniu zakupu, inaczej możemy mieć problem ze złożeniem wniosku o naprawę w ramach gwarancji.