Duplikat faktury – czym jest i co należy o nim wiedzieć?
Fizyczne uszkodzenie lub zagubienie papierowej faktury nie jest niczym szczególnym. Co wówczas nabywca towaru powinien zrobić, aby nie narazić się na nieprzyjemności? Poprosić o duplikat faktury. Co należy wiedzieć o tym dokumencie?
Czym właściwie jest duplikat faktury?
Duplikat faktury to nic innego jak ponownie wystawiona faktura, zawierająca takie same dane jak faktura pierwotna, która to uległa zniszczeniu lub zaginęła. Duplikat faktury oznaczony jest w stosowny sposób (widocznym napisem „duplikat). Jego celem jest odtworzenie danych zawartych na oryginalnym dokumencie. Duplikat faktury ma w świetle przepisów takie samo znaczenie jak oryginał.
Dlaczego warto wyrobić duplikat faktury w przypadku utraty oryginału? Cóż, przedsiębiorca ma kilka obowiązków związanych z dokumentami zakupowymi, które gromadzi. Przede wszystkim to dokumentacja potwierdza nabycie upoważnienia do odliczenia właściwej kwoty z podatku VAT, ponadto w przypadku faktur uwzględnionych przy rozliczeniach istnieje obowiązek przechowywania ich przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dana faktura została wystawiona. W przypadku niewyrobienia duplikatów faktury przedsiębiorca zobowiązany jest do korekty w deklaracji VAT, w których dokonał odliczeń na podstawie faktur, które później uległy zniszczeniu lub zagubieniu. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować konsekwencjami karno-skarbowymi.
Kiedy wystawiamy duplikaty faktury?
Tak jak zostało to wspomniane wcześniej, duplikat faktury może zostać wystawiony w dwóch przypadkach - są nimi zaginięcie lub uszkodzenie (zniszczenie) oryginału dokumentu zakupowego.
W przypadku gdy jako nabywca potrzebujemy wystawienia duplikatu, zgłaszamy się do przedsiębiorcy, od którego fakturę otrzymaliśmy, z prośbą o wystawienie tejże z danymi, które posiada on na swoim egzemplarzu dokumentu (faktury wystawiane są w 2 jednobrzmiących kopiach).
Może się również zdarzyć, że o duplikat faktury wystąpi sprzedawca do podatnika, dla którego faktura została wystawiona, wówczas on zobowiązany jest poprosić o wystawienie duplikatu. Przepisy jednak nie określają jaką formę powinno to przyjąć, więc może być to ustna prośba.
Faktura wystawiana jest zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, którą posiada nabywca lub zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika.
Jak księgowane są duplikaty faktur?
Czy księgowanie duplikatu faktury znacząco różni się od księgowania oryginału? Co, jeśli oryginał został zaksięgowany – czy duplikat również podlega temu obowiązkowi?
Tu należy rozpatrzyć kilka kwestii i scenariuszy. W pierwszym z nich, podmiot wystawiający fakturę i duplikat jest w posiadaniu oryginału, lecz wystawia dokument dla kupującego, którego faktura uległa zniszczeniu. W przypadku sprzedawcy – duplikat dopinany jest do oryginału, bez konieczności księgowania. W przypadku nabywcy, jeśli faktura została zagubiona lub zniszczona po zaksięgowaniu – wówczas duplikat nie musi być księgowany, a jedynie wpięty w dokumentacji w miejsce, w którym powinien znaleźć się oryginał faktury.
Jeśli nabywca nie zdążył zaksięgować dokumentu, wówczas duplikat faktury powinien zostać zaksięgowany tak, jakby był oryginałem tejże.
Zaginiona faktura u sprzedawcy towarów lub usług nie zobowiązuje go do wystawienia duplikatu oraz nie zmienia to w żadnym zakresie księgowania. Brak dokumentu wyjaśnia się notą. Jednak sprzedaży z zagubionych faktur nie można rozliczać w późniejszym terminie niż w terminie wystawienia noty o zagubieniu dokumentu.
Terminy odliczenia podatku VAT w przypadku duplikatu faktury
Ustawa o podatku VAT nie precyzuje terminów, w których należy odliczyć podatek z duplikatu faktury, w związku z czym konieczne jest stosowanie zasad ogólnych rozliczania. Co oznacza, że odliczenie podatku od towarów i usług powinno być wykonane zgodne z okresem, w którym powstał obowiązek podatkowy, lecz nie przed okresem, w którym podatnik otrzymał fakturę. Terminy te jednak przedstawiają się inaczej, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z fakturą zgubioną, czy z fakturą niedostarczoną do adresata.
Bibliografia
https://6krokow.pl/duplikat-faktury/#termi-odliczenia-vat-z-duplikatu-faktury
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-duplikat-faktury-rozliczenia-podatkowe
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-duplikat-faktury
https://pomoc.ifirma.pl/pomoc-artykul/jak-wystawic-duplikat-faktury/
https://smeo.pl/blog/rozwoj-biznesu/czym-jest-duplikat-faktury-i-jak-go-wystawic/
