Jak napisać upoważnienie do odbioru dokumentów?

Czym jest upoważnienie do odbioru dokumentów?

Upoważnienie do odbioru dokumentów jest pismem, które umożliwia osobie trzeciej wykonanie określonej czynności, która w normalnej sytuacji może zostać wykonana wyłącznie przez nas. Takie upoważnienie może pozwolić np. na odbiór ważnego pisma urzędowego lub sądowego czy też listu poleconego na poczcie.

Upoważnienie do odbioru dokumentów musi zostać sporządzone na piśmie. Musi ponadto zawierać pewne elementy, aby wskazana przez nas osoba mogła wykonać określoną czynność w naszym imieniu. Jeśli zabraknie najważniejszych elementów, takich jak na przykład podpis osoby udzielającej upoważnienia, to osoba trzecia nie będzie w stanie wykonać danej czynności za nas.

Sporządzenie upoważnienia może okazać się bardzo pomocne w wielu sytuacjach, np. gdy nie możemy wyjść z domu z powodu choroby lub po prostu nie jesteśmy w stanie odebrać pisma osobiście. Wtedy wystarczy napisać upoważnienie do odbioru dokumentów. Warto dodać, że upoważnienie nie musi dotyczyć wyłącznie dokumentów – osoba trzecia, za naszą zgodą, może również odebrać w naszym imieniu wynagrodzenie od pracodawcy.

Upoważnienie do odbioru dokumentów najczęściej ma charakter jednorazowy. Oznacza to, że osoba trzecia jest przez nas uprawniona to wykonania określonej czynności tylko raz. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby sporządzić upoważnienie do odbioru dokumentów w formie cyklicznej. W takiej sytuacji wystarczy, że przygotujemy tylko jedno upoważnienie, a wyznaczona przez nas osoba będzie mogła wielokrotnie wykonywać za nas określoną czynność.

Komu można przyznać upoważnienie do odbioru dokumentów?

Upoważnienie do odbioru dokumentów możemy przyznać praktycznie każdej osobie. Może to być zarówno najbliższa rodzina, jak i przyjaciel czy sąsiad. Najważniejsze, aby dane osoby trzeciej zostały uwzględnione w upoważnieniu.

Upoważnienia do odbioru dokumentów zwykle przekazuje się osobom zaufanym. Chodzi o to, aby wskazana przez nas osoba faktycznie wykonała określoną czynność w naszym imieniu i przekazała nam dokumenty lub pieniądze od pracodawcy. Dlatego upoważnieniem do odbioru dokumentów zdecydowanie nie powinniśmy obejmować osób obcych, wobec których nie mamy zaufania.

Upoważnienie do odbioru dokumentów a pełnomocnictwo

Upoważnienie w istotny sposób różni się od pełnomocnictwa. To pierwsze zezwala osobie trzeciej jedynie na wykonanie określonej czynności w naszym imieniu. Jak już mówiliśmy wcześniej, możemy np. sporządzić upoważnienie do odbioru dokumentów lub wynagrodzenia.

Natomiast udzielenie pełnomocnictwa oznacza, że osoba trzecia może wyrażać wolę w naszym imieniu. Co to oznacza? Osoba zaufana może za nas np. zawrzeć określoną umowę. W takiej sytuacji to my będziemy stroną umowy, mimo że podpis został złożony przez pełnomocnika. Umowa ta może dotyczyć praktycznie wszystkiego. Ważne, aby osoba udzielająca pełnomocnictwa dokonała tego w formie pisemnej. Taki dokument obowiązkowo musi zawierać dane osoby udzielającej pełnomocnictwa oraz pełnomocnika, a także zakres działania.

Co musi zawierać upoważnienie do odbioru dokumentów?

Upoważnienie do odbioru dokumentów zdecydowanie nie może zostać napisane „na kolanie”. Jeśli nie zamieścimy w nim obowiązkowych elementów, to wyznaczona przez nas osoba trzecia nie będzie mogła wykonać określonej czynności. Jakie to elementy?

• data i miejscowość sporządzenia upoważnienia,

• dane osobowe osoby upoważniającej i upoważnianej,

• cel wydania upoważnienia, czyli czynność, jaką osoba upoważniana może wykonać w naszym imieniu,

• charakter upoważnienia – jednorazowy lub cykliczny,

• podpis osoby upoważniającej.