Kiedy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych?

Czym jest środek trwały?

Ustawa o PIT definiuje pojęcie środka trwałego jako stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością oraz maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty.

Przewidywany okres użytkowania środka trwałego powinien być dłuższy niż rok oraz wykorzystywany przez przedsiębiorcę na potrzeby związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Czym jest ewidencja środków trwałych i kto musi ją prowadzić?

Ewidencja środków trwałych jest spisem rzeczowych składników majątku, które wykorzystuje się do prowadzenia działalności gospodarczej. Do jej sporządzania zobowiązany jest przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ryczałtowcy.

Obowiązek ten określają przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Prowadzanie ewidencji środków trwałych jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. W razie jej braku dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Jakie elementy powinna zawierać ewidencja środków trwałych?

W związku z brakiem określonego wzoru ewidencji środków trwałych dokument powinien zawierać przynajmniej takie informacje, jak:

• liczbę porządkową,

• datę nabycia,

• datę przyjęcia do używania,

• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

• wartość początkową,

• stawkę amortyzacyjną,

• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów,

• zaktualizowaną wartość początkową,

• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Jak dokonywać wpisów do ewidencji środków trwałych?

Wpisu środka trwałego do ewidencji środków trwałych należy dokonać najpóźniej w miesiącu, w którym dany środek został przekazany do użytkowania. Wpis dokonywany jest na podstawie dokumentu, z którego wynika wartość początkowa środka trwałego.

Aby móc amortyzować składnik majątku, należy określić wartość początkową środka trwałego. Wartością początkową jest cena zakupu takiego środka powiększona o koszty uzyskania go, czyli koszty transportu, ubezpieczenia, montażu, opłat notarialnych, skarbowych, odsetek, prowizji, pomniejszone o należny podatek od towarów i usług (VAT niepodlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od przywozu składników majątku.