Przewaga digitalizacji dokumentów: Jak przekształcić swoją firmę w cyfrowego nomadę

Jak przekształcić firmę w cyfrowego nomadę – krok po kroku

Wiele postępowych firm wierzy w całkowitą rezygnację z papieru w nieodległej przyszłości. Jednak wciąż jest wiele przedsiębiorstw, które nie mają pojęcia, od czego zacząć temat digitalizacji w swojej strukturze. Zatem podpowiadamy:

Ocena obecnej sytuacji i potrzeb firmy

Pierwszym krokiem w procesie digitalizacji firmy jest ocena obecnej sytuacji i potrzeb firmy. W tym celu należy odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jakie rodzaje dokumentów są obecnie przechowywane w firmie?
• Jaki jest ich stan?
• Jak często są one używane?
• Kto jest odpowiedzialny za ich przechowywanie i archiwizację?

Odpowiedzi na te pytania pomogą w określeniu zakresu prac związanych z digitalizacją oraz potrzebnych narzędzi i technologii.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do digitalizacji dokumentów

Na rynku dostępnych jest wiele różnych programów do digitalizacji dokumentów. Przy wyborze odpowiedniego oprogramowania warto zwrócić uwagę na:

• Rodzaj dokumentów, które mają być digitalizowane
• Ilość dokumentów do digitalizacji
• Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych
• Dostępność i cena oprogramowania

Proces skanowania i konwersji dokumentów papierowych na cyfrowe

Proces skanowania i konwersji dokumentów papierowych na cyfrowe może być czasochłonny i wymagający. Jednak efektem muszą być pliki czytelne i wysokiej jakości. Dlatego w procesie skanowania warto dokładnie spojrzeć na:

• Rozdzielczość skanowania
• Rodzaj skanera
• Oprogramowanie do skanowania

Organizacja i kategoryzacja cyfrowych dokumentów

Po skanowaniu dokumentów należy je odpowiednio zorganizować i skategoryzować. Dzięki temu będzie można łatwo je odszukać. W tym aspekcie dokumentów należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• System nazewnictwa dokumentów
• Struktura folderów
• Użycie tagów

Implementacja systemów zarządzania dokumentami (DMS)

Systemy zarządzania dokumentami (DMS) to oprogramowanie, które pozwala na gromadzenie, przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie znacząco usprawnia procesy związane z zarządzaniem dokumentacją. W przypadku dużych firm implementacja DMS to często warunek konieczny w celu przeprowadzenia udanej digitalizacji.

Szkolenie pracowników i zachęcanie do korzystania z nowych narzędzi

Przeprowadzenie szkolenia pracowników w zakresie korzystania z nowych narzędzi i oprogramowania jest kluczowe dla powodzenia digitalizacji. Pracownicy muszą wiedzieć, jak korzystać z nowych narzędzi, aby móc je efektywnie wykorzystać w codziennej pracy. W tym przypadku należy zwrócić uwagę, na takie kwestie jak:

• Dobór odpowiedniej firmy szkoleniowej
• Czas trwania szkolenia
• Szkolenie indywidualne lub grupowe

Współcześnie przekształcenie firmy w cyfrowego nomada to wyzwanie osiągalne dla niemal każdego podmiotu. Bez względu na jego wielkość czy bogactwo. Nowoczesne technologie i dostawcy rozwiązań IT korzystają z narzędzi, które sprawiają, że cyfryzacja jest cenowo osiągalna dla małych graczy, a pod kątem skomplikowania nawet dla największych, najbardziej skostniałych.

— Potrzeba oderwania człowieka od fizycznego miejsca pracy, silnie zarysowana w trakcie okresu pandemii COVID-19 całkowicie zmieniła sposób, w jaki myślimy o pracy biurowej. To, co kilka lat temu było rzadkością, obecnie stało się standardem. W związku z tym w krótkim czasie pojawił się ogromny popyt na technologię umożliwiającą zdalną pracę i zdalne zarządzanie danymi oraz procesami. Rozwiązania te musiały być łatwo i szybko tworzone, z zachowaniem ich intuicyjności w użytkowaniu, dostępności niezależnie od urządzenia, a także rozsądnej ceny. Na to wyzwanie znalazł się sposób. Wykorzystanie technologii LowCode/NoCode do tworzenia aplikacji webowych, z której obecnie korzystamy również my – mówi Dominik Dubrowski, CEO FlowDog.

Digitalizacja dokumentów – trendy

Mając już świadomość, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest osiągalne dla każdego i w zasadzie czeka każdego, warto poznać trendy w tej dziedzinie. Prędzej czy później będzie musiała się im ulec każda organizacja.

Skalowalne zarządzanie dokumentami w chmurze

Nowoczesne technologie umożliwiają nam skalowalne i inteligentne zarządzanie dokumentami w chmurze. Tego rodzaju systemy, znane jako DMS (Document Management Systems) , oferują szereg zalet, które przekładają się na poprawę wydajności procesów księgowych i innych kluczowych operacji biznesowych. Jednym z najważniejszych atutów systemów DMS jest ich skalowalność. Dzięki temu firmy mogą dostosować system do swoich indywidualnych potrzeb, niezależnie od wielkości działalności. To oznacza, że zarówno małe start-upy, jak i duże korporacje, mogą skorzystać z tych rozwiązań, dostosowując je do swojego tempa wzrostu i zmieniających się wymagań.

Dostęp mobilny i optymalizacja

Dostęp mobilny do dokumentów staje się coraz popularniejszy – szczególnie wśród pracowników nowych pokoleń. Dzięki temu mogą oni szybko i łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. To nie tylko zwiększa efektywność, ale także ułatwia współpracę między zespołami.

Dlatego dziś systemy DMS muszą mieć nie tylko wersje desktopową i mobilną. Niezwykle istotne jest to, aby wydanie na telefon czy tablet, działało równie płynnie i intuicyjnie, jak to na komputer. Dlatego oprogramowanie na miarę XXI wieku powinno automatycznie dostosowywać się do różnych rozmiarów ekranów i urządzeń, działać w wielu popularnych przeglądarkach internetowych, nie psując kodu HTML czy generować spójny kod HTML, pomimo różnych sposobów, w jakie użytkownicy wpisują i formatują tekst w edytorze.

Mądra automatyzacja

Zautomatyzowane systemy zarządzania dokumentami to kolejny krok w ewolucji BPA. Algorytmy umożliwiają automatyzowanie i standaryzację powtarzalnych zadań. Odnotowują ludzkie monotonne prace, uczą się ich, a z czasem wykonują je za człowieka. W ten sposób uwalnia się kreatywny i czasowy potencjał personelu, mogąc mu zlecić ciekawsze i ważniejsze zadania.

Sztuczna inteligencja

Temat na ustach wszystkich od wielu miesięcy, czyli AI. Zastosowanie sztucznej inteligencji oraz uczenia maszynowego (ML) w zarządzaniu dokumentami umożliwia przetwarzanie języka naturalnego i automatyczne indeksowanie. W związku z tym można wytrenować system w zakresie obsługi nieustrukturyzowanych danych. Następnie system przegląda dane, wyciąga metadane i je klasyfikuje – a wszystko to bez pomocy człowieka.

Dla przykładu moduł sztucznej inteligencji we FlowDog’u umożliwia ustawienie automatycznie reakcji na poszczególne działania wykonywane w systemie i rozmaite ścieżki procesów w zależności od potrzeb klientów.

Digitalizacja dokumentów jako konkurencyjna przewaga

W dobie szybkiego rozwoju technologii digitalizacja dokumentów staje się nie tylko koniecznością, ale również potężnym narzędziem do zdobywania przewagi konkurencyjnej. Dzieje się to za sprawą:

• Zwiększenia efektywności , dzięki temu, że pracownicy mogą skupić się na kluczowych zadaniach, zamiast tracić czas na szukanie potrzebnych dokumentów.
• Poprawy jakości obsługi klienta , gdyż firmy mogą zapewnić swoim klientom szybszy i bardziej efektywny dostęp do potrzebnych informacji.
• Redukcji kosztów , ponieważ przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej pozwala na minimalizację druku i zużycia papieru, a także eliminację stacjonarnego archiwum.
• Zwiększenia bezpieczeństwa , dzięki specjalnym i silnym zaporom, ochroną przed nieautoryzowanym dostępem i zabezpieczeniem przed utratą danych, dzięki kopiom zapasowym.

Digitalizacja dokumentów z sukcesem w praktyce – case study

W dobrym artykule nie może zabraknąć dobrego case study. FlowDog w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów współpracuje z sektorami przemysłu, produkcji, logistyki, transportu, administracji, facility managment, energetyki i wieloma innymi. Jeden z naszych klientów z branży usługowo-logistycznej oferował szerokie usługi, obsługiwał duże zlecenia i zarządzał wieloma pracownikami, w tym terenowymi (kierowcami) z poziomu jedynie arkusza kalkulacyjnego.

Widząc współczesny postęp cyfrowy, należało tylko odliczać czas, aż dezinformacja i chaos sięgną tego stopnia, że w końcu trzeba będzie stać się prawdziwym cyfrowym nomadą. Oczywiście cały proces należało przeprowadzić z firmą, która się na tym zna – padło na FlowDog. Na początku zweryfikowaliśmy wyzwania i trudności, wśród których wyróżniliśmy:

1. Baza excel nie zawsze była odpowiednio aktualizowana, przez co dochodziło do dezinformacji na temat aktualnego miejsca, w którym znajdował się dany kontener, lub w jakim był stanie.
2. Brak dokładnych informacji o wykonywaniu pracy przez kierowców. Nie wiadomo, czy kontener został rzeczywiście odebrany, wymieniony lub dostarczony.
3. Często powstawały pomyłki w bazie wynikające z błędów pracowników, którym zdarzało się wpisać złe informacje.
4. Grafik dotyczący wypożyczenia i odbiorów nie był przejrzysty, a ręczne planowanie i zapisywanie terminów coraz bardziej czasochłonne, co powodowało wiele pomyłek.
5. Brak historii klienta w jednym miejscu.

Po etapie analizy zostały określone wszystkie potrzeby firmy, a FlowDog dostarczył moduły, które zautomatyzowały:

• Bazę informacji o kontrahentach, zamówieniach i dostępnym sprzęcie
• Zlecanie transportów i kontrolę wykonania zadań przez kierowców
• Bazę klientów z informacjami o dotychczasowych wypożyczanych kontenerach, formach i terminach płatności
• Moduł faktur (wszystko w jednym systemie)

Ta firma to tylko jeden z przykładów, jak można skorzystać na dobrej implementacji digitalizacji dokumentów w przedsiębiorstwie. Przedsiębiorstwo produkcyjne może wykorzystać tego typu narzędzia do śledzenia dostaw i materiałów. Dzięki temu może poprawić wydajność produkcji i zmniejszyć koszty. Z kolei organizacja typowo usługowa może wykorzystać DMS do automatyzacji procesów obsługi klienta. Pomogą one poprawić jakość obsługi i zwiększyć satysfakcję klientów. W biznesach typowo handlowych elektroniczny obieg dokumentów z powodzeniem można zastosować w prowadzeniu sprzedaży internetowej. Możliwości jest naprawdę wiele.

Artykuł powstał we współpracy z partnerem