W przyszłym roku wiele osób czeka nowy obowiązek. Poczta Polska apeluje: przygotuj się
Na 10 marca 2024 roku przypada obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń przez firmy (wpisane do KRS). Poczta Polska przypomina, że przedsiębiorcy mogą już wcześniej przygotować się do wymogu korzystania z doręczeń elektronicznych przy wykorzystaniu własnego systemu kancelaryjnego.
Nowy obowiązek i to nie tylko dla przedsiębiorców
Od 10 marca 2024 roku e-doręczenia muszą wdrożyć podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 10 grudnia 2023 roku. Natomiast docelowo obowiązek ten będzie obejmował nie tylko firmy, ale wszystkie podmioty publiczne i zawody zaufania, przy czym terminy wdrożenia usługi różnią się w poszczególnych grupach. Od 10 grudnia br. uruchomić ją muszą m.in.:
- podmioty niepubliczne wpisane do KRS po 10.12.2023 r.,
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Narodowy Fundusz Zdrowia,
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
- zawody zaufania takie jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, rzecznik patentowy czy notariusz.
Na czym polega ta usługa?
Usługi świadczone w ramach e-Doręczeń to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego. Dzięki nim obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty potwierdzone dowodami nadania i odbioru z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu – wyjaśnia Poczta Polska. W praktyce zatem ograniczona zostaje konieczność fizycznego wysyłania i odbierania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji. Unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE) ma zapewniać bezpieczeństwo korespondencji.
W ramach e-Doręczeń Poczta Polska udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która służy do komunikacji z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych. Co więcej, w styczniu br. Poczta Polska wprowadziła też usługę pod nazwą Q-Doręczenia. Uzupełnia ona ofertę e-Doręczeń o komunikację między podmiotami niepublicznymi m.in. osobami fizycznymi czy firmami.
Poczta Polska: wdrożenie e-Doręczeń krok po kroku
Pierwszym etapem jest złożenie wniosku o dostęp do środowiska integracyjnego (dalej: INT) systemu e-Doręczenia. W dokumencie tym należy wskazać publiczne adresy IP, z których ma przebiegać komunikacja ze środowiskiem INT (zarówno adresy serwerów, jak i użytkowników testujących/obsługujących incydenty).
W ramach realizacji wniosku Centralny Ośrodek Informatyki (dalej: COI):
- odblokuje dostęp dla wskazanych publicznych adresów IP;
- przekaże trzy testowe aktywne konta profilu zaufanego (PZ) do środowiska INT;
- zatwierdzi wnioski o utworzenie maksymalnie sześciu testowych adresów do e-Doręczeń (dalej: ADE), w zależności od potrzeb:
dla osoby fizycznej,
· urzędu (w tym komornik, syndyk),
reprezentanta zawodu zaufania publicznego,
· organizacji publicznej (stowarzyszenia),
przedsiębiorcy, który nie jest osobą fizyczną (przedsiębiorcy),
a także przekaże login i hasło do konta w Atmosferze (Service Desk) dla osoby wskazanej w zgłoszeniu do obsługi incydentu.
Jeśli użytkownik nie otrzyma trzech kont PZ, powinien wysłać e-maila na adres [email protected] o: tytule: KontaTestowePZ: „Nazwa Interesariusza/Integratora” i treści: Proszę o dane do założenia kont testowych. W odpowiedzi ma przyjść wiadomość e-mail z trzema loginami oraz hasłami do
testowych kont PZ.
Za pośrednictwem konta administratora lub właściciela skrzynki, przedsiębiorca może dodać własny system kancelaryjny (EZD) poprzez moduł uprawnień za pomocą aplikacji web. W trakcie tego procesu należy wygenerować i dodać certyfikat, którym system kancelaryjny będzie się uwierzytelniał w systemie. Po przejściu tych wszystkich etapów przedsiębiorca może wysyłać wiadomości z własnego systemu kancelaryjnego.
