Czy faktura pro forma może stanowić dowód księgowy?
Każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, powinno zostać ujęte w bilansie księgowym zgodnym z czasem, w którym się pojawiło. Oznacza to, że sprzedaż czy kupno potrzebują faktur, by zaistnieć jako część działalności firmy. Czasem jednak dana firma dokonała płatności na podstawie faktury zaliczkowej, a ostateczna faktura jeszcze się nie pojawiła. Czy popularna pro forma jest dowodem księgowym? Jak rozlicza się faktury zaliczkowe?
Podział dowodów księgowych
Potwierdzenie danej operacji gospodarczej uzyskuje się poprzez dowody księgowe . Stąd więc powstaje pytanie, czy jest nimi, i czy je stanowi faktura pro forma . Aby dowiedzieć się o tym, trzeba sięgnąć do definicji, która znajduje się w ustawie o rachunkowości. W niej ustawodawca doprecyzował, co uznaje się za dowody księgowe. Są to:
1. dowody zewnętrzne obce, czyli takie, które przedsiębiorca otrzymał od kontrahentów;
2. dowody zewnętrze własne, czyli takie, które są przekazywane przez przedsiębiorcę do kontrahentów;
3. dowody wewnętrzne, czyli takie, które dotyczą wszelkich operacji wykonywanych wewnątrz firmy.
To jednak tylko podstawowe dowody księgowe. Podział jest o wiele szerszy i zakłada obecność dodatkowych dowodów źródłowych, czyli księgowych, w przedsiębiorstwie. Tutaj wyróżnia się 4 typy:
1. zbiorcze, a więc takie, które służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych. Są one w nich pojedynczo wymienione;
2. korygujące, w których można dokonać korekt poprzedzających je zapisów;
3. zastępcze, czyli takie, które wystawiane są do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu;
4. rozliczeniowe, a więc te, które ujmują już dokonane zapisy zgodnie z kryteriami klasyfikacyjnymi.
Czym jest faktura pro forma?
Wiemy już zatem, czym są dowody, które stanowią o wszystkich operacjach w firmie, ale nie wiemy, czy w którejś z tych kategorii może znaleźć się faktura pro forma – czy stanowi dowód księgowy ? Otóż nie. Jest to dokument wystawiany kontrahentowi, by poinformować go o szczegółach transakcji oraz ewentualnych płatnościach. Może to być tak naprawdę oferta do zawarcia transakcji, wezwanie do zapłaty, propozycja wystawienia faktury czy zapowiedź jej przygotowania.
W rezultacie faktury zaliczkowe nie pokazują w rzeczywistości, jakie operacje gospodarcze zostały wykonane, a więc nie mogą stanowić podstawy do kwalifikowania kosztów jako kosztów uzyskania przychodu. Co więcej, zgodnie z ustawą o VAT po wystawieniu pro formy nie ma żadnych skutków prawnych w stosunku do podatku od towarów i usług. Najczęściej ich zastosowanie jest proste – mają za zadanie potwierdzenie zamówienia lub uzyskanie zaliczki przed ostateczną realizacją zamówienia i wystawieniem pełnej faktury.
Faktura zaliczkowa – jak ją księgować?
Co ważne, fakt, że faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego, nie oznacza, że jest bezużyteczna pod kątem księgowym. Otóż zgodnie z przepisami, jeśli po otrzymaniu faktury klient ma wypłacić zaliczkę, to w tym momencie będzie powstawał obowiązek podatkowy. Stąd też faktura zaliczkowa będzie musiała znaleźć się w księgach rachunkowych. Tylko jak to zrobić, skoro jej forma jest tak nietypowa?
Przede wszystkim należy ująć ją zapisami o wartości netto po stronie Winien konta Rozliczenie zakupu, do tego dołożyć VAT podlegający odliczeniu po stronie Winien wraz z naliczeniem VAT-u oraz jego rozliczeniem, a na koniec trzeba będzie wskazać wartość brutto po stronie Ma konta Rozrachunki z dostawcami. W ten sposób dopełni się zgodne z prawem księgowanie faktury pro forma.
