Jeszcze w tym roku wchodzi nowy obowiązek dla wielu osób. Poczta Polska podała ważne terminy

E-doręczenia. Poczta Polska podała harmonogram

W pierwszej kolejności, już 10 grudnia br. (termin określony w komunikacie Ministra z dnia 29 maja 2023 r.), obowiązek stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych obejmie podmioty publiczne, zawody zaufania publicznego oraz nowo zarejestrowanych przedsiębiorców. Przygotować muszą się zatem:

• podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) po 10 grudnia br.,
• adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze wykonujący zawód,
• radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe,
• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• organy władzy publicznej, inne niż wymienione w p. 1, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS,
• NFZ,
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe (z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego).

Z kolei w przyszłym roku, od 1 stycznia, usługa e-Doręczeń stanie się obowiązkowa dla podmiotów niepublicznych wpisywanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a od 10 marca 2024 roku – dla firm wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego przed 10.12.2023 r.

Harmonogram na kolejne lata wygląda następująco:

• od 1 stycznia 2025 r. podmioty publiczne, inne niż wymienione powyżej,
• od 30 września 2025 r. – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG na dzień 30.01.2023 r., jeżeli będą składać wniosek o jakąkolwiek zmianę,
• od 30 września 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG na dzień 10.12.2023 r.
• od 01 października 2029 r. – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe (obowiązek stosowania przepisów w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej), sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Na czym polega ta usługa?

Usługi świadczone w ramach e-Doręczeń to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego. Dzięki nim obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty potwierdzone dowodami nadania i odbioru z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie pocztowym, fizycznego odbierania i wysyłania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji, dziś w komfortowy sposób można dokonać tego w formie elektronicznej – wyjaśnia Poczta Polska.

Już dziś każdy przedsiębiorca może się przygotować

Poczta Polska przypomina, że już teraz każdy przedsiębiorca może przygotować się do wymogu korzystania z doręczeń elektronicznych przy wykorzystaniu własnego systemu kancelaryjnego. Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku o dostęp do środowiska integracyjnego (dalej: INT) systemu e-Doręczenia. Należy w nim wskazać publiczne adresy IP, z których ma przebiegać komunikacja ze środowiskiem INT (zarówno adresy serwerów, jak i użytkowników testujących/obsługujących incydenty). W ramach realizacji wniosku Centralny Ośrodek Informatyki (dalej: COI):
- odblokuje dostęp dla wskazanych publicznych adresów IP;
- przekaże trzy testowe aktywne konta profilu zaufanego (PZ) do środowiska INT;
- zatwierdzi wnioski o utworzenie maksymalnie sześciu testowych adresów do e-Doręczeń (dalej: ADE), w zależności od potrzeb:

• dla osoby fizycznej,
  · urzędu (w tym komornik, syndyk),
• reprezentanta zawodu zaufania publicznego,
  · organizacji publicznej (stowarzyszenia),
• przedsiębiorcy, który nie jest osobą fizyczną (przedsiębiorcy),

a także przekaże login i hasło do konta w Atmosferze (Service Desk) dla osoby wskazanej w zgłoszeniu do obsługi incydentu.

Jeśli użytkownik nie otrzyma trzech kont PZ, powinien wysłać e-maila na adres test.pz.edoreczenia@coi.gov.pl o: tytule: KontaTestowePZ: „Nazwa Interesariusza/Integratora” i treści: Proszę o dane do założenia kont testowych. W odpowiedzi ma przyjść wiadomość e-mail z trzema loginami i hasłami do
testowych kont PZ.

Za pośrednictwem konta administratora lub właściciela skrzynki, przedsiębiorca może dodać własny system kancelaryjny (EZD) poprzez moduł uprawnień za pomocą aplikacji web. W trakcie tego procesu należy wygenerować i dodać certyfikat, którym system kancelaryjny będzie się uwierzytelniał w systemie. Po przejściu tych wszystkich etapów przedsiębiorca może wysyłać wiadomości z własnego systemu kancelaryjnego.