Koszt delegacji służbowej pokrywa pracodawca. Noclegi powinny być rozliczane oddzielnie.
Pracodawca ma obowiązek wypłacić osobie zatrudnionej określone kwoty, które mają jej zrekompensować koszty utrzymania w trakcie odbywania delegacji zarówno krajowej, jak i zagranicznej. Noclegi rozliczane są oddzielnie.
Jasno określonej definicji tego, czym jest, a czym nie jest delegacja w polskich przepisach nie sposób odnaleźć. Natomiast w art. 775 Kodeksu Pracy znajduje się pośrednie jej określenie. Brzmi on następująco: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.
Z całą pewnością delegacja jest wyjazdem na polecenie służbowe przełożonego lub pracodawcy, miejsce takiej podróży jest oddalone od siedziby przedsiębiorstwa wysyłającego na delegację osobę zatrudnioną, a celem – realizacja zadania służbowego.
Wypłaty z tytułu takiego wyjazdu to tzw. diety, które mają za zadanie pokrycie, przynajmniej częściowe, wydatków na opłacenie przede wszystkim wyżywienia, ale także innych usług i produktów niezbędnych do skutecznego wykonania powierzonego zadania.
Stawka dzienna
Konkretne stawki diet w delegacji różnią się w zależności od kraju takiego krótkoterminowego przeznaczenia, do którego ma się udać lub z którego powróciła osoba zatrudniona (prawo nie określa w jakim momencie powinny być wypłacane diety za podróż zagraniczną: przed wyjazdem czy też już po powrocie z niego).
Koszt diety zagranicznej naliczany jest za każdy dzień pobytu. Może być dzielona w przypadku, gdy czas trwania podróży wynosi mniej niż jeden dzień pracy: za osiem godzin przysługuje jedna trzecia diety, za czas od ośmiu do dwunastu godzin – połowa, dopiero za przeszło dwanaście godzin pozostawania na delegacji przysługuje dieta w pełnej, określonej urzędowo wysokości.
W Polsce najtaniej
Konkretne stawki diety w trakcie delegacji zagranicznej zależą od kraju docelowego, bez względu na trasę przejazdu, pobytu służbowego. I tak w trakcie wyjazdu do Niemiec pracownikowi przysługuje 49 euro za każdy dzień pobytu, do Holandii, Francji i Hiszpanii – 50 euro, do Wielkiej Brytanii, która niedawno opuściła struktury Unii Europejskiej – 35-40 euro, a Belgii – 48 euro (pełny wykaz krajów przeznaczenia wraz ze stawkami diet znajduje się w załączniku do odpowiedniego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej).
Za wyjazd krajowy, odbywający się na przykład do innego miasta na terenie Polski, pracownikowi również przysługuje dieta, ale w znacznie niższej wysokości - 30 zł za jeden dzień pobytu.
Oddzielne noclegi
Pracownikowi na delegacji służbowej przysługuje także zwrot kosztów noclegów (nie są wliczane do zwykłej diety i rozliczane oddzielnie). Gdy cena noclegu przekroczy taką wartość różnicę musi on pokrywać z własnej kieszeni.
Na nocleg na terenie Niemiec pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 150 euro, w Holandii – 130 euro, we Francji – 180 euro, w Wielkiej Brytanii – równowartość 229 euro, w Belgii i Hiszpanii – 160 euro, a na terenie Czech – 120 euro. W ramach delegacji na terenie Polski dieta na nocleg wynosi 600 zł.
Podstawą wypłaty diety zarówno "utrzymaniowej", jak i noclegowej są wszelkiego rodzaju paragony oraz faktury.
