Od przyszłego roku wielu Polaków czeka nowy obowiązek. Jakich należy spodziewać się wydatków? Ekspert wyjaśnia

Nowy obowiązek dla polskich przedsiębiorców

W kwestii korzystania z tradycyjnych faktur i dokumentów księgowych nadchodzi swego rodzaju przewrót. Wkrótce przedsiębiorcy w Polsce zmierzą się z obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiana ta wpłynie na każdego, kto prowadzi firmę. Jak wskazują eksperci, chociaż dostęp do aplikacji rządowej ma być bezpłatny – nie jest to tożsame z tym, że wdrożenie KSeF nie będzie obejmowało żadnych dodatkowych kosztów. Warto pamiętać przy tym, że czas nagli.

Przedsiębiorcy już teraz powinni zapoznać się z zapowiadanymi zmianami i podjąć decyzję, jaki model korzystania z KSeF będzie dla nich optymalny. Dostosowanie się do nowych przepisów może okazać się procesem czasochłonnym i wymagającym nakładów finansowych, jednak eksperci uspokajają, że nie ma się czego bać. Specjaliści podkreślają, że choć należy spodziewać się przewrotu i pewnych kosztów, to zyski w postaci oszczędności czasu, większej efektywności, szybszego zwrotu VAT i bezpieczeństwa obrotu dokumentami księgowymi zdecydowanie przeważają nad wydatkami. Jak to wszystko wygląda? Swoją wiedzą dzielą się eksperci z SaldeoSMART. W przekazanym artykule na temat KSeF zawarli odpowiedzi na wiele pytań, jakie mogą frapować przedsiębiorców.

Bezpieczeństwo seniorów jest zagrożone. Policja apeluje do Polaków: "Nie dajcie się nabrać" Czytaj dalej Nowe ceny abonamentu RTV. Te osoby nie muszą go płacić Czytaj dalej

Krajowy System e-Faktur zacznie działać w lipcu 2024 r.

Od 1 lipca 2024 roku większość podatników VAT będzie zobowiązana do posługiwania się KSeF. Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT mają nieco więcej czasu, bo w tym przypadku e-Faktury zaczną być konieczne dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Jednak, jak czytamy w komunikacie prasowym, bez względu na sposób rozliczania się z fiskusem, przedsiębiorców trapi jedno pytanie: ile będą musieli zapłacić za przystosowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur ? 

Eksperci z SaldeoSMART podzielili się swoimi spostrzeżeniami. “Przede wszystkim przyznają: tak, wdrożenie KSeF będzie wiązało się z pewnymi kosztami, jednak należy spojrzeć na tę kwestię w szerszym kontekście. Zgodnie z szacunkowymi obliczeniami, koszty związane z przygotowaniem się do korzystania z KSeF w małych i średnich firmach (uwzględniające między innymi szkolenia i licencje programów księgowych) będą mieścić się w granicach od 500 zł do 2000 zł. Dla dużych przedsiębiorstw mogą być znacznie wyższe. Ale czy KSeF to na pewno tylko wydatek? Kwestia perspektywy jest tu kluczowa. Według zapewnień resortu finansów nowy system wiąże się również z różnorodnymi korzyściami”, czytamy w przekazanym BiznesINFO artykule. 

- W moim odczuciu KSeF bardzo pozytywnie wpłynie na poziom cyfryzacji w polskich przedsiębiorstwach. Wciąż bowiem wiele z nich korzysta na co dzień na przykład z papierowych dokumentów, w tym faktur. A to dziś zupełnie nieekonomiczne rozwiązanie. Takie tradycyjne dokumenty generują wysokie koszty – papieru, druku, ale też pracy ludzkiej. Procesowanie papierowych faktur – ich przesyłanie między budynkami, choćby między firmą a księgowością, przenoszenie z biurka na biurko – nie tylko wymagają czasu, ale też niejednokrotnie kończą się zaginięciem dokumentu, co ma negatywny wpływ na rozliczenia firmy i przedłuża proces księgowania. KSeF to zmieni – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

KSeF - nowy wydatek, ale i inwestycja

Specjaliści zauważają, że biorąc pod uwagę różne aspekty działania KSeF, wdrożenie to nie jest tak do końca kosztem, tylko inwestycją. “To narzędzie, które ma za zadanie zwiększyć bezpieczeństwo transakcji i przyspieszyć zwrot  VAT. Warto też dodać, że sam dostęp do rządowej platformy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych jest bezpłatny, a wydatki, o których wspominają eksperci, to np.: koszty szkoleń pracowników z zakresu KSeF; nowe oprogramowanie; lub dodatkowe opłaty za wzbogacenie swojej starej wersji aplikacji księgowej o nową funkcjonalność KSeF”, czytamy w komunikacie. W przypadku zaistnienia konieczności korzystania z usług doradczych firm księgowych takie działania również wpłyną na budżet firmy. Przedsiębiorcy powinni się na to przygotować.

- Jeśli firma już teraz korzysta z programu wspierającego pracę jej działu księgowego, dobrze jest sprawdzić, czy jego producent nie wprowadził już integracji z KSeF, a jeśli to zrobił, to na jakich zasadach. Czy trzeba za to dodatkowo zapłacić, czy moduł jest bezpłatny. Jeśli takiej funkcjonalności nie ma i nie będzie, bo producent nie przewiduje prac nad nią, być może warto zastanowić się nad zmianą narzędzia lub nad nawiązaniem współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym, które wdrożyło już odpowiednie oprogramowanie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Choć wdrożenie KSeF niesie ze sobą koszty, ma ono na celu usprawnienie objętych zmianami procesów. “Dzięki ujednoliceniu formatu e-faktur i zoptymalizowaniu ich obiegu przedsiębiorcy mogą oczekiwać oszczędności w dłuższej perspektywie czasowej”, czytamy w komunikacie. KSeF według ekspertów ma również zwiększyć bezpieczeństwo w obiegu dokumentów księgowych - przedsiębiorcy będą mieli pewność, że faktura dotarła do kontrahenta i pojawi się łatwiejsza możliwość śledzenia terminów płatności. To spore uproszczenie dla biznesów, które może przydać się do zmniejszenia niebezpieczeństwa związanego ze zwłoką w płatnościach.

- Choć przedsiębiorcy muszą liczyć się z pewnymi kosztami, powinni patrzeć na KSeF przede wszystkim pod kątem korzyści, jakie przyniesie. A wśród nich jest choćby oszczędność czasu czy szybszy zwrot VAT. KSeF to na pewno krok w kierunku przyszłości i cyfryzacji. Ważne jest jednak strategiczne podejście do tematu i mądre zarządzanie czasem, który pozostał do 1 lipca 2024. To ono jest kluczem do sukcesu z KSeF – dodaje ekspert.