Zatrudnianie pracowników - z jakimi formalnościami się wiąże?
Zatrudnienie pracownika stawia pracodawcę w obowiązku dopełnienia szeregu formalności związanych z przyjęciem do pracy nowej osoby. Procedura obejmuje zebranie potrzebnych danych, złożenie podpisów na dokumentach, udzielenie zainteresowanemu wyczerpujących informacji. Pamiętać należy również o skierowaniu pracownika na badania lekarskie i zapewnienia mu udziału w szkoleniach BHP. Ponadto należy zgłosić zatrudnioną osobę do ubezpieczeń społecznych, założyć mu akta osobowe i kartę ewidencji czasu pracy. Wymagania powyższe wynikają z Kodeksu pracy i pracodawca nie może się od nich uchylić. Jakie zatem formalności wiążą się z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę?
Weryfikacja danych osobowych i podpisanie umowy
Pracodawca zbiera dane osobowe pracownika w zakresie jego imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, posiadanego wykształcenia i kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Jeśli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, może być również poproszony o podanie danych osobowych swoich dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny. Niezbędny będzie też numer PESEL oraz rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Pracodawca zapyta też o numer konta bankowego celem realizowania przelewów za wynagrodzenie. Jeżeli stanowisko, które obejmuje pracownik, wymaga niekaralności, zatrudniający może zweryfikować jego status w Krajowym Rejestrze Karnym.
Zazwyczaj dane osobowe są zbierane za pomocą kwestionariusza. Po zweryfikowaniu informacji w nim zawartych pracodawca sporządza umowę o pracę, zawsze w wersji pisemnej i dwóch egzemplarzach, z których jeden trafia do pracownika. Prawidłowo skonstruowana umowa o pracę powinna określać strony umowy, rodzaj umowy (na czas określony/nieokreślony, na zastępstwo czy okres próbny), datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a zwłaszcza: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i termin nawiązania stosunku pracy.
Informacja o warunkach zatrudnienia
Według Kodeksu pracy w ciągu 7 dni od zawarcia umowy pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o szczegółowych warunkach zatrudnienia, mianowicie dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, częstotliwości wypłat pensji, przysługującemu pracownikowi urlopie wypoczynkowemu, długości okresu wypowiedzenia, układzie zbiorowym pracy. Jeśli w zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin, to pracodawca musi również powiadomić nowego pracownika o ewentualnych zmianach nocnych, sposobie i terminie wypłaty oraz ewidencjonowania czasu pracy i usprawiedliwiania nieobecności. Jeśli zaś w firmie obowiązuje regulamin pracy, nowy pracownik powinien się z nim zapoznać i potwierdzić ten fakt na piśmie.
Badania lekarskie
Pracodawca kieruje nowego pracownika na badania lekarskie do przychodni medycyny pracy, których celem jest uzyskanie orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badanie odbywa się w godzinach pracy, a jego koszty ponosi pracodawca.
Szkolenie BHP
Kolejną formalnością, której zobligowany jest dopełnić pracodawca wobec dopiero co zatrudnianego pracownika, jest zorganizowanie wstępnego szkolenia BHP. Kurs ten powinien się odbyć jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do stanowiska pracy. Szkolenie odbywa się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy i składa się z instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego.
