W przyszłym roku wiele osób czeka nowy obowiązek. Poczta Polska apeluje: przygotuj się

Nowy obowiązek i to nie tylko dla przedsiębiorców

Od 10 marca 2024 roku e-doręczenia muszą wdrożyć podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 10 grudnia 2023 roku. Natomiast docelowo obowiązek ten będzie obejmował nie tylko firmy, ale wszystkie podmioty publiczne i zawody zaufania , przy czym terminy wdrożenia usługi różnią się w poszczególnych grupach. Od 10 grudnia br. uruchomić ją muszą m.in.:

• podmioty niepubliczne wpisane do KRS po 10.12.2023 r.,
• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
• zawody zaufania takie jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, rzecznik patentowy czy notariusz.

Na czym polega ta usługa?

Usługi świadczone w ramach e-Doręczeń to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego. Dzięki nim obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty potwierdzone dowodami nadania i odbioru z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu – wyjaśnia Poczta Polska. W praktyce zatem ograniczona zostaje konieczność fizycznego wysyłania i odbierania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji. Unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE) ma zapewniać bezpieczeństwo korespondencji.

Musisz zarejestrować telewizor, nawet jeśli nie będziesz na nim oglądał telewizji. Poczta Polska nie pozostawia złudzeń.

W ramach e-Doręczeń Poczta Polska udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która służy do komunikacji z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych. Co więcej, w styczniu br. Poczta Polska wprowadziła też usługę pod nazwą Q-Doręczenia. Uzupełnia ona ofertę e-Doręczeń o komunikację między podmiotami niepublicznymi m.in. osobami fizycznymi czy firmami.

Poczta Polska: wdrożenie e-Doręczeń krok po kroku

Pierwszym etapem jest złożenie wniosku o dostęp do środowiska integracyjnego (dalej: INT) systemu e-Doręczenia. W dokumencie tym należy wskazać publiczne adresy IP, z których ma przebiegać komunikacja ze środowiskiem INT (zarówno adresy serwerów, jak i użytkowników testujących/obsługujących incydenty).

W ramach realizacji wniosku Centralny Ośrodek Informatyki (dalej: COI):

• odblokuje dostęp dla wskazanych publicznych adresów IP;
• przekaże trzy testowe aktywne konta profilu zaufanego (PZ) do środowiska INT;
• zatwierdzi wnioski o utworzenie maksymalnie sześciu testowych adresów do e-Doręczeń (dalej: ADE), w zależności od potrzeb:
  dla osoby fizycznej,
  · urzędu (w tym komornik, syndyk),
  reprezentanta zawodu zaufania publicznego,
  · organizacji publicznej (stowarzyszenia),
  przedsiębiorcy, który nie jest osobą fizyczną (przedsiębiorcy),

a także przekaże login i hasło do konta w Atmosferze (Service Desk) dla osoby wskazanej w zgłoszeniu do obsługi incydentu.

Jeśli użytkownik nie otrzyma trzech kont PZ, powinien wysłać e-maila na adres test.pz.edoreczenia@coi.gov.pl o: tytule: KontaTestowePZ: „Nazwa Interesariusza/Integratora” i treści: Proszę o dane do założenia kont testowych. W odpowiedzi ma przyjść wiadomość e-mail z trzema loginami oraz hasłami do
testowych kont PZ.

Za pośrednictwem konta administratora lub właściciela skrzynki, przedsiębiorca może dodać własny system kancelaryjny (EZD) poprzez moduł uprawnień za pomocą aplikacji web. W trakcie tego procesu należy wygenerować i dodać certyfikat, którym system kancelaryjny będzie się uwierzytelniał w systemie. Po przejściu tych wszystkich etapów przedsiębiorca może wysyłać wiadomości z własnego systemu kancelaryjnego.